Tự tra nhãn hiệu trên cơ sở dữ liệu của Cục Sở hữu trí tuệ gồm bốn việc: chuẩn bị danh sách biến thể của tên, tra rộng theo chữ để thấy mọi thứ na ná, lọc dần theo nhóm hàng hoá và tình trạng, rồi ghi lại từng lượt tra. Cơ sở dữ liệu này do Cục thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ vận hành, mở cho mọi người tra trực tuyến, không cần làm thủ tục.
Bài đi theo đúng thứ tự một người cẩn thận sẽ làm trong một buổi chiều. Giao diện tra cứu của Cục đã đổi vài lần và có thể còn đổi, nên bài mô tả chức năng (ô nào để làm gì) thay vì vị trí nút bấm. Trước khi tra, bạn mở trang chính thức của Cục để vào đúng công cụ tra cứu hiện hành, tránh các trang trung gian tự xưng "tra cứu miễn phí" rồi xin số điện thoại.
Cơ sở dữ liệu của Cục chứa gì và không chứa gì
Thứ bạn tra được là các đơn đăng ký nhãn hiệu đã được công bố và các văn bằng đã cấp tại Việt Nam, kèm một phần đăng ký quốc tế có chỉ định Việt Nam. Mỗi bản ghi thường có mẫu nhãn, tên chủ đơn, ngày nộp, nhóm hàng hoá – dịch vụ và tình trạng xử lý. Với người sắp đặt tên, đó là nguồn quan trọng nhất, vì Cục cũng dựa trên chính kho dữ liệu này khi thẩm định đơn của bạn.
Thứ không có trong đó cũng cần nắm rõ. Đơn vừa nộp chưa qua thẩm định hình thức thì chưa được công bố, nên chưa hiện ra. Nhãn hiệu nổi tiếng chưa từng nộp đơn ở Việt Nam vẫn có thể được bảo hộ mà không nằm trong kho. Tên doanh nghiệp, tên miền, tên ứng dụng là những hệ thống khác, không đồng bộ với kho nhãn hiệu. Vì thế kết quả "không thấy gì" chỉ có nghĩa là không thấy trong phần dữ liệu đã công bố tại thời điểm bạn tra.
Hiểu ranh giới này giúp bạn đặt đúng kỳ vọng: tự tra để loại sớm những cái tên chắc chắn vướng, không phải để có một lời cam kết rằng tên sẽ được cấp bằng.
Chuẩn bị trước khi mở trang tra cứu
Mười lăm phút chuẩn bị giúp buổi tra không bị lan man. Bạn ghi ra giấy hoặc một tệp ghi chú những thứ sau:
- Tên chính đúng như định dùng, cả bản có dấu và không dấu, ví dụ giả định "Mây Hiên" và "MAY HIEN".
- Phần chữ cốt lõi: bỏ các từ mô tả như "trà", "coffee", "shop", "food" để còn lại chữ thật sự mang dấu ấn.
- Biến thể dễ bị nhầm: viết liền – viết tách, đổi một chữ cái gần âm, thêm bớt "h", "y – i", các cách phiên âm sang tiếng Anh.
- Sản phẩm, dịch vụ định kinh doanh bây giờ và trong hai, ba năm tới, để suy ra các nhóm hàng hoá – dịch vụ cần xem.
- Phần hình nếu đã có logo: mô tả hình bằng lời (con chim, chiếc lá, chữ cái cách điệu) để sau này tra theo mã phân loại hình.
- Bảng ghi lượt tra: ngày, từ khoá, bộ lọc, số kết quả, các bản ghi đáng chú ý.
Danh sách biến thể là phần hay bị bỏ qua nhất. Người thẩm định không chỉ so chữ giống hệt, họ so cách đọc, cách viết và ý nghĩa; một cái tên chỉ được tra đúng một cách gõ là một cái tên mới tra được một nửa.
Các bước tra một tên từ đầu đến cuối
Thứ tự dưới đây đi từ rộng đến hẹp. Lý do: lọc sớm thì nhanh, nhưng dễ lọc mất đúng cái bản ghi sẽ chặn đơn của bạn.
- Vào công cụ tra cứu nhãn hiệu từ trang chính thức của Cục, chọn loại đối tượng là nhãn hiệu (kho thường chung cho sáng chế, kiểu dáng, nhãn hiệu).
- Gõ phần chữ cốt lõi vào ô tìm theo nhãn hiệu, chọn chế độ "chứa" hoặc dùng ký tự đại diện nếu công cụ hỗ trợ, chưa đặt bộ lọc nhóm hay tình trạng.
- Lướt toàn bộ danh sách, kể cả các trang sau, đánh dấu mọi nhãn có phần chữ giống hoặc đọc gần giống.
- Lặp lại với từng biến thể trong danh sách đã chuẩn bị: không dấu, viết tách, đổi chữ cái gần âm, bản dịch nghĩa.
- Bây giờ mới lọc theo các nhóm liên quan để xem kỹ những nhãn ở cùng hoặc gần lĩnh vực với bạn.
- Mở từng bản ghi đáng ngờ, đọc mẫu nhãn, danh mục sản phẩm cụ thể, ngày nộp, tình trạng.
- Nếu đã có logo, tra thêm theo mã phân loại hình cho các hình chính.
- Ghi kết luận sơ bộ cho từng bản ghi: không liên quan, cần cân nhắc, hay rủi ro cao.
Một tên ngắn, dễ trùng có khi mất cả buổi; một tên tự đặt, lạ tai thường xong trong nửa giờ. Thời gian bỏ ra ở bước này rẻ hơn rất nhiều so với chi phí in lại bao bì.
Vòng tra rộng và vòng tra hẹp khác nhau ở đâu
Vòng tra rộng trả lời câu hỏi "có ai đang dùng chữ này hoặc chữ gần giống không, ở bất kỳ lĩnh vực nào". Bạn để mọi bộ lọc mở, chấp nhận một danh sách dài lẫn nhiều thứ chẳng liên quan. Mục đích là thấy được bức tranh: chữ này phổ biến hay hiếm, có chủ nào sở hữu cả chùm nhãn quanh nó không, có nhãn nào đã được đăng ký ở rất nhiều nhóm hay không.
Vòng tra hẹp trả lời câu hỏi cụ thể hơn: "trong các lĩnh vực của mình và lĩnh vực gần, nhãn nào có thể bị coi là gây nhầm lẫn". Ở vòng này bạn mới đặt bộ lọc nhóm, nhưng chọn rộng tay: quán cà phê thì xem cả nhóm đồ uống lẫn nhóm dịch vụ ăn uống; phần mềm thì xem cả nhóm sản phẩm phần mềm lẫn nhóm dịch vụ công nghệ.
Người mới hay làm ngược: đặt ngay bộ lọc một nhóm, thấy ít kết quả, yên tâm. Đến khi Cục ra thông báo dự định từ chối dẫn một nhãn ở nhóm khác nhưng hàng hoá tương tự, mới biết đã tra thiếu. Giữ đúng thứ tự rộng trước, hẹp sau là cách rẻ nhất để không rơi vào tình huống đó.
Các ô tìm kiếm thường gặp và khi nào dùng
Tên gọi các ô có thể khác giữa các phiên bản giao diện, nhưng chức năng thì tương đối ổn định:
| Ô hoặc bộ lọc | Dùng để làm gì | Lưu ý khi dùng |
|---|---|---|
| Nhãn hiệu (phần chữ) | Tìm theo chữ có trong mẫu nhãn | Thử nhiều chế độ: chính xác, chứa, bắt đầu bằng |
| Chủ đơn, chủ bằng | Xem một người, một công ty đang giữ những nhãn nào | Tên công ty có thể ghi nhiều kiểu, viết tắt |
| Số đơn, số bằng | Mở thẳng một bản ghi đã biết số | Gõ đúng cấu trúc, có hoặc không có gạch nối tuỳ công cụ |
| Nhóm hàng hoá – dịch vụ | Thu hẹp về lĩnh vực liên quan | Chỉ dùng ở vòng hẹp, chọn cả nhóm gần |
| Tình trạng | Tách đơn đang xử lý, đã cấp, đã từ chối, hết hiệu lực | Đừng loại đơn đang xử lý, đó là rủi ro lớn nhất |
| Mã phân loại hình | Tìm logo có yếu tố hình giống | Cần tra mã hình trước, mỗi hình có thể mang vài mã |
| Khoảng ngày nộp, ngày cấp | Xem các đơn mới gần đây | Hữu ích khi tra lại sau vài tuần |
Không cần dùng hết mọi ô trong một lượt. Một lượt tra tốt thường chỉ dùng một hai ô, rồi lặp lại nhiều lượt với các biến thể khác nhau.
Ghi lại quá trình tra để dùng về sau
Chụp màn hình có ngày giờ. Mỗi lượt tra quan trọng nên có một ảnh chụp danh sách kết quả, thấy rõ từ khoá và bộ lọc. Sau này có tranh chấp, đó là bằng chứng bạn đã kiểm tra trước khi dùng tên, cho thấy thiện chí.
Ghi số đơn của các bản ghi đáng ngờ. Số đơn là chìa khoá để mở lại đúng bản ghi sau vài tháng, khi tình trạng có thể đã thay đổi từ "đang xử lý" sang "từ chối" hay "cấp bằng".
Ghi cả lượt tra không ra kết quả. Một dòng "tra ngày..., từ khoá..., không có kết quả" có giá trị như mọi dòng khác, vì nó cho thấy phạm vi bạn đã kiểm.
Đặt lịch tra lại trước khi nộp. Nếu từ lúc tra đến lúc nộp đơn cách nhau vài tuần, tra lại một lần ngay trước khi nộp. Kho dữ liệu cập nhật liên tục, và nguyên tắc nộp đơn đầu tiên khiến vài tuần có thể quyết định ai giữ tên.
Lưu chung với hồ sơ thương hiệu. Đặt các ảnh và bảng ghi vào cùng thư mục với bản thiết kế logo, để người làm marketing hay người đại diện sau này không phải tra lại từ con số không.
Khi nào tự tra là đủ, khi nào nên nhờ người làm nghề
Tự tra là đủ để loại sớm: tên trùng y hệt ở cùng lĩnh vực, tên đã có chủ lớn giữ cả chùm nhãn quanh nó, tên quá mô tả. Với hộ kinh doanh nhỏ dùng một tên tự đặt, lạ tai, kết quả tự tra sạch sẽ thường đủ để quyết định nộp đơn.
Nên nhờ tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp tra chuyên sâu khi: tên ngắn, phổ biến, nhiều kết quả gần giống; bạn sắp đầu tư lớn vào bao bì, biển hiệu, quảng cáo; có ý định xuất khẩu; hoặc kết quả có những nhãn mà bạn không biết nên xếp vào mức rủi ro nào. Người làm nghề quen cách Cục đánh giá tương tự, đọc được những chỗ mà công cụ tra không tự báo ra.
Dù tự tra hay nhờ người, không ai đảm bảo được kết quả thẩm định. Mục tiêu thực tế là giảm rủi ro xuống mức chấp nhận được trước khi bỏ tiền vào cái tên.
Nếu quyết định nhờ người tra chuyên sâu, bạn vẫn nên tự tra trước. Khi đã tự đi qua một vòng, bạn biết đặt câu hỏi đúng: vì sao bản ghi này được xếp rủi ro thấp, nhóm nào đã được xem, biến thể nào chưa thử. Bảng ghi lượt tra của bạn cũng giúp người làm nghề tiết kiệm thời gian, tập trung vào những bản ghi khó thay vì làm lại phần dễ.
Câu hỏi thường gặp
Tra nhãn hiệu trên cơ sở dữ liệu của Cục có mất phí không?
Việc tự tra trực tuyến trên công cụ của Cục từ trước tới nay không thu phí và không cần tài khoản. Cục còn có dịch vụ tra cứu theo yêu cầu, có thu phí theo quy định; bạn đối chiếu biểu phí hiện hành trên trang chính thức nếu muốn dùng dịch vụ đó.
Tra không thấy tên trùng thì có chắc được cấp bằng không?
Không. Kho dữ liệu chưa có các đơn mới nộp chưa công bố, và Cục còn xét cả nhãn tương tự gây nhầm lẫn, khả năng phân biệt của chính cái tên. Kết quả sạch chỉ là một dấu hiệu tốt, không phải cam kết.
Nên tra bằng máy tính hay điện thoại?
Nên dùng máy tính. Danh sách kết quả thường dài, có nhiều cột và ảnh mẫu nhãn nhỏ; màn hình điện thoại dễ khiến bạn bỏ sót bản ghi ở cuối trang hoặc không nhìn rõ phần hình của nhãn.
Một tên nên tra bao nhiêu biến thể?
Không có con số cố định. Tên tự đặt, lạ tai có thể chỉ cần năm sáu biến thể; tên ngắn, gần với từ thông dụng nên thử nhiều hơn, gồm không dấu, viết tách, đổi chữ cái gần âm, bản dịch và phiên âm.
Có nên tra lại khi đã tra cách đây vài tháng?
Nên. Kho dữ liệu được cập nhật liên tục, các đơn nộp trong thời gian đó dần được công bố. Ngay trước khi nộp đơn, bạn tra lại các từ khoá chính và so với bảng ghi lần trước.
Tự tra xong có cần ghi lại gì không?
Nên ghi ngày tra, từ khoá, bộ lọc, số kết quả và số đơn của các bản ghi đáng ngờ, kèm ảnh chụp màn hình. Bộ ghi chép này giúp tra lại nhanh và là bằng chứng bạn đã kiểm tra trước khi dùng tên.