Không tra cứu trước, bạn vẫn nộp được đơn nhãn hiệu; Cục Sở hữu trí tuệ không từ chối nhận đơn vì lý do đó. Thiệt hại nằm ở phía sau: sau thời gian chờ thẩm định, đơn có thể bị dự định từ chối vì trùng hoặc tương tự nhãn có trước, và nếu phải nộp đơn mới thì bạn mất luôn ngày nộp đơn cũ. Thời gian chờ là thứ không lấy lại được, và trong thời gian đó cái tên đã kịp đi vào bao bì, biển hiệu, quảng cáo.
Bài này đi qua từng loại thiệt hại theo thứ tự chúng thường xuất hiện, kèm một bảng so sánh hai con đường có tra và không tra, để bạn tự cân nhắc. Phần rủi ro khi đưa tên ra thị trường mà không tra (bị chủ nhãn khác yêu cầu gỡ, đòi bồi thường) được viết riêng ở một bài khác cùng danh mục.
Vì sao nhiều người bỏ qua bước tra cứu
Lý do hay gặp nhất là tâm lý "nộp trước cho chắc": nghe nói ai nộp trước người đó được, nên vội vàng nộp ngay khi có tên, nghĩ rằng tra cứu chỉ làm mất thời gian. Nguyên tắc nộp đơn đầu tiên đúng là có thật, nhưng nó bảo vệ người nộp trước so với người nộp sau. Nó không giúp gì nếu chính bạn mới là người nộp sau một đơn đã có.
Lý do thứ hai là tin rằng tên mình tự nghĩ ra thì không thể trùng. Thực tế những tên nghe hay, dễ nhớ, gợi cảm xúc tích cực cũng là những tên nhiều người khác nghĩ ra trước. Các từ ghép quen thuộc với chữ "xanh", "việt", "an", "phát", "gold", "green", "home" xuất hiện dày đặc trong cơ sở dữ liệu nhãn hiệu ở hầu hết các nhóm hàng tiêu dùng.
Lý do thứ ba là không biết tra ở đâu, hoặc đã gõ thử một lần trên công cụ tìm kiếm thông thường và thấy "không có ai". Cách tra đó không chạm tới cơ sở dữ liệu đơn và văn bằng, nơi chứa hàng trăm nghìn hồ sơ mà phần lớn không có trang bán hàng nào trên mạng. Kết quả là người nộp đơn yên tâm trên một nền thông tin rỗng.
Thiệt hại thứ nhất: chờ lâu rồi nhận thông báo từ chối
Thời gian thẩm định không ngắn. Đơn nhãn hiệu đi qua thẩm định hình thức, công bố, rồi thẩm định nội dung. Trên thực tế cả quá trình thường tính bằng nhiều tháng, có khi trên một năm, tuỳ lượng đơn tồn và độ phức tạp. Bạn nên xem mốc thời gian hiện hành do Cục công bố thay vì tin một con số nghe kể.
Vật cản thường lộ ra ở giai đoạn cuối. Việc so sánh với nhãn có trước diễn ra ở thẩm định nội dung, tức là sau khi đơn của bạn đã đi qua khá nhiều thời gian. Thông báo dự định từ chối vì tương tự gây nhầm lẫn thường đến khi bạn đã quen với cái tên và đã dùng nó khá lâu.
Trả lời được nhưng không chắc vượt qua. Bạn có quyền trả lời thông báo, lập luận rằng nhãn không tương tự hoặc hàng hoá không liên quan, hoặc thu hẹp danh mục. Nhưng nếu đối chứng là một nhãn gần như trùng cho đúng sản phẩm của bạn, cơ hội lập luận rất mỏng, và mọi công sức trả lời có thể không đổi được kết quả.
Một lần tra cứu có thể đã cho biết trước. Phần lớn đối chứng loại này nằm sẵn trong cơ sở dữ liệu công khai từ trước khi bạn nộp đơn. Thứ bạn nhận được sau nhiều tháng chờ có thể đã đọc được trong vài giờ tra cứu.
Thiệt hại thứ hai: mất ngày nộp đơn và phải làm lại
Ngày nộp đơn là tài sản quý nhất của một đơn nhãn hiệu, vì nó quyết định thứ tự ưu tiên với những người nộp sau. Khi đơn bị từ chối và bạn đổi sang tên khác, đơn mới mang ngày nộp mới. Mọi người đã nộp tên tương tự với tên mới của bạn trong khoảng thời gian chờ đều đứng trước bạn.
Đơn đã nộp nhìn chung không cho phép đổi bản chất mẫu nhãn. Bạn có thể sửa những chi tiết không làm thay đổi bản chất, có thể thu hẹp danh mục, nhưng không thể thay "Lavira" bằng "Lavina" (ví dụ giả định) rồi giữ ngày nộp cũ. Muốn đổi tên là phải nộp đơn mới, chuẩn bị lại hồ sơ và nộp lại các khoản phí, lệ phí theo quy định.
Có người nghĩ sẽ giữ đơn cũ, đồng thời nộp đơn mới cho tên dự phòng. Cách đó tốn gấp đôi và không giải quyết được vấn đề gốc: nếu ngay từ đầu tra cứu đã cho thấy tên thứ nhất đầy rủi ro, bạn có thể dồn toàn bộ công sức vào tên thứ hai từ ngày đầu, với ngày nộp sớm hơn nhiều.
Còn một khoản mất mát ít ai tính: thời gian của người làm hồ sơ. Viết danh mục hàng hoá cẩn thận, chuẩn bị mẫu nhãn đúng chuẩn, trả lời thông báo đều tốn nhiều giờ. Một đơn bị bỏ giữa chừng là chừng ấy giờ đã đi vào chỗ không còn tác dụng.
Thiệt hại thứ ba: những gì đã kịp xây trên cái tên
Trong lúc đơn chờ thẩm định, việc kinh doanh không đứng yên. Đây là những khoản thường đã chi trước khi có thông báo từ chối, và phần lớn khó thu hồi:
- Thiết kế logo, bộ nhận diện, cẩm nang trình bày thương hiệu gắn chặt với cái tên.
- Bao bì, nhãn sản phẩm, tem, hộp quà đã in sẵn với số lượng lớn để được giá tốt.
- Biển hiệu cửa hàng, trang trí mặt tiền, đồng phục nhân viên có in tên.
- Tên miền, tên trang mạng xã hội, tên gian hàng trên sàn thương mại điện tử đã xây được lượng người theo dõi.
- Chi phí quảng cáo để khách hàng nhớ tên, một khoản không hoàn lại được khi phải đổi tên.
- Hợp đồng với nhà phân phối, đại lý có ghi tên nhãn, cần đàm phán lại nếu đổi.
Mỗi tháng trôi qua, danh sách này dài thêm. Đó là lý do người làm nghề thường khuyên tra cứu trước cả khi thuê thiết kế, chứ không chỉ trước khi nộp đơn. Đổi tên ở giai đoạn ý tưởng gần như không tốn gì; đổi tên khi đã có khách quen là một dự án riêng.
Hai con đường: có tra và không tra
Bảng dưới so sánh cùng một tình huống giả định: bạn chọn một tên nghe hay cho sản phẩm tiêu dùng, và trong cơ sở dữ liệu đã có một đơn tương tự nộp trước cho đúng loại sản phẩm đó.
| Mốc | Không tra cứu | Có tra cứu trước |
|---|---|---|
| Trước khi nộp | Nộp ngay, yên tâm vì không thấy ai bán hàng với tên đó | Phát hiện đơn tương tự trong vài giờ tra, đổi sang tên dự phòng |
| Trong thời gian chờ | In bao bì, làm biển, chạy quảng cáo với tên thứ nhất | Đầu tư cho tên thứ hai, tên có rủi ro thấp hơn |
| Khi thẩm định nội dung | Nhận thông báo dự định từ chối, tốn công trả lời | Thẩm định thường suôn sẻ hơn nếu tên thứ hai sạch |
| Kết cục xấu nhất | Đổi tên, nộp đơn mới với ngày nộp muộn, bỏ phần bao bì đã in | Vẫn có thể gặp đối chứng chưa công bố, nhưng xác suất thấp hơn |
| Thời gian mất thêm | Có thể bằng cả một vòng thẩm định | Thường chỉ là vài ngày cân nhắc lại tên |
Bảng không nói rằng tra cứu xoá được mọi rủi ro. Có những đơn nộp trước bạn chưa được công bố nên không tra thấy. Nhưng nó cho thấy chênh lệch giữa hai con đường nằm ở chỗ thời điểm bạn biết tin xấu: sớm khi còn rẻ, hay muộn khi đã đắt.
Thiệt hại ít được nhắc: bị chủ nhãn có trước để ý
Đơn của bạn được công bố công khai. Sau khi đơn hợp lệ, thông tin đơn được đăng trên công báo sở hữu công nghiệp. Những chủ nhãn có quy trình theo dõi sẽ thấy đơn của bạn, và có thể gửi ý kiến phản đối để Cục cân nhắc trong thẩm định.
Từ một đơn bị từ chối thành một mối quan hệ căng thẳng. Chủ nhãn có trước, khi đã biết bạn dùng tên tương tự, có thể kiểm tra xem bạn đã bán hàng chưa. Nếu đã bán, chuyện không dừng ở chỗ đơn bị từ chối mà có thể kéo thêm thư cảnh báo hay yêu cầu ngừng sử dụng.
Tra cứu trước cho bạn quyền chủ động. Biết sớm có nhãn tương tự, bạn có thể chọn tránh hẳn, hoặc nếu thật sự cần cái tên đó thì tìm hiểu chủ nhãn, cân nhắc liên hệ có chuẩn bị. Không tra, bạn chỉ còn cách phản ứng khi người khác đã ra tay trước.
Không có nghĩa là nên giấu ý định. Tra cứu không phải để lách. Nếu tra ra nhãn trùng của người khác cho đúng sản phẩm của bạn, cách đúng là đổi hướng hoặc thương lượng minh bạch, không phải biến tấu vài chữ để hy vọng thẩm định viên không nhận ra.
Khi nào rủi ro thấp hơn, và vì sao vẫn nên tra
Có những tên mà xác suất trùng thấp thật: một từ hoàn toàn tự tạo, không có nghĩa trong tiếng Việt lẫn tiếng Anh, không gợi tới sản phẩm, ghép từ những âm tiết hiếm gặp. Với loại tên này, lần tra cứu có thể ngắn, nhưng không nên bỏ. Từ tự tạo vẫn có thể đọc giống một nhãn có sẵn, chỉ khác cách viết, và nghe giống là đủ để bị coi là tương tự.
Ngược lại, rủi ro cao nhất rơi vào ba kiểu tên: tên ghép từ những từ đẹp quen thuộc, tên mượn từ tiếng Anh phổ biến, và tên gắn với địa danh hay đặc tính sản phẩm. Ba kiểu này cũng là kiểu chủ hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ hay chọn nhất, vì dễ nhớ và dễ giải thích với khách. Nếu tên của bạn thuộc một trong ba kiểu, hãy coi tra cứu là bước bắt buộc của riêng mình, dù luật không bắt.
Một mẹo đơn giản để tự đánh giá: thử nghĩ xem có bao nhiêu người khác trong ngành của bạn có thể đã nghĩ ra cái tên này trong vài năm qua. Nếu câu trả lời là "khá nhiều", thì gần như chắc chắn một vài người trong số họ đã nộp đơn. Tra cứu chỉ là cách kiểm lại điều đó bằng dữ liệu thay vì bằng cảm giác.
Câu hỏi thường gặp
Nộp đơn nhãn hiệu trước rồi tra cứu sau có được không?
Được, và vẫn tốt hơn không tra. Nếu tra sau khi nộp mà phát hiện đối chứng nghiêm trọng, bạn có thể chưa đầu tư vào bao bì, biển hiệu và cân nhắc nộp sớm một đơn cho tên dự phòng. Nhưng ngày nộp của đơn đầu không giúp gì cho tên mới.
Đơn bị từ chối vì trùng thì phí đã nộp có được hoàn lại không?
Các khoản phí, lệ phí trả cho những công việc Cục đã thực hiện như thẩm định thường không được hoàn lại chỉ vì đơn bị từ chối. Quy định cụ thể về hoàn phí có thể thay đổi, bạn nên đối chiếu văn bản về phí, lệ phí sở hữu công nghiệp hiện hành.
Có thể sửa tên trong đơn đã nộp để tránh nhãn trùng không?
Thường là không, nếu việc sửa làm thay đổi bản chất của mẫu nhãn. Bạn có thể thu hẹp danh mục hàng hoá, dịch vụ hoặc sửa chi tiết nhỏ không làm đổi bản chất. Muốn đổi sang tên khác hẳn thì phải nộp đơn mới với ngày nộp mới.
Tự nộp đơn không qua đại diện thì có cần tra cứu kỹ hơn không?
Nên kỹ hơn. Khi nhờ người làm nghề, họ thường tra cứu và cảnh báo trước khi nộp. Khi tự nộp, không ai làm bước đó thay bạn, nên một lần tự tra có ghi chép là lớp bảo vệ duy nhất trước khi đơn đi vào hàng chờ.
Nộp nhiều đơn cho nhiều tên cùng lúc có thay được tra cứu không?
Không. Nộp nhiều đơn tốn phí cho từng đơn và từng nhóm, trong khi rủi ro của mỗi tên vẫn nguyên như cũ. Tra cứu trước giúp bạn loại những tên vấp đối chứng rồi chỉ nộp cho tên có triển vọng nhất, tiết kiệm hơn nhiều.
Nếu tra cứu thấy nhãn tương tự nhưng ở nhóm khác thì có nên nộp không?
Còn tuỳ sản phẩm hai bên có liên quan mật thiết hay không. Khác nhóm chưa phải là an toàn tuyệt đối, vì hàng hoá ở nhóm khác vẫn có thể bị coi là tương tự với hàng hoá của bạn. Cần xem cụ thể danh mục của nhãn kia trước khi kết luận.