Nguồn gốc của mọi dữ liệu nhãn hiệu ở Việt Nam là Cục Sở hữu trí tuệ thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ: Cục giữ sổ đăng bạ, công bố đơn và văn bằng trên công báo sở hữu công nghiệp, và vận hành cơ sở dữ liệu tra cứu trực tuyến cho công chúng. Ngoài nguồn trong nước, các cơ sở dữ liệu của Tổ chức Sở hữu trí tuệ thế giới (WIPO) và một số cơ sở dữ liệu khu vực giúp bạn thấy nhãn hiệu ở nước khác và các đăng ký quốc tế có chỉ định Việt Nam.
Bài này là bản đồ nguồn: mỗi nguồn chứa gì, dùng vào lúc nào, có giới hạn gì. Cách thao tác chi tiết trên từng cơ sở dữ liệu có ở các danh mục riêng của trang. Giao diện và tên gọi của các hệ thống tra cứu thay đổi theo thời gian, nên bài chỉ mô tả chức năng; bạn tìm đúng trang qua cổng thông tin chính thức của Cục.
Ai giữ sổ đăng ký nhãn hiệu ở Việt Nam
Mỗi đơn nhãn hiệu nộp vào Việt Nam, dù trực tiếp, trực tuyến hay qua hệ thống Madrid, đều đi về một nơi là Cục Sở hữu trí tuệ. Cục tiếp nhận, thẩm định, công bố, cấp văn bằng và ghi nhận mọi thay đổi sau đó như gia hạn, chuyển nhượng, sửa đổi, chấm dứt hiệu lực. Vì vậy bất kỳ công cụ tra cứu nào bạn gặp, nếu dữ liệu đúng, đều có gốc từ nguồn của Cục.
Điều này dẫn tới một quy tắc đơn giản: khi hai nguồn cho kết quả khác nhau, nguồn gần gốc hơn là nguồn đáng tin hơn. Một trang tổng hợp của bên thứ ba có thể cập nhật chậm, có thể thiếu trạng thái mới nhất, có thể hiển thị sai tên chủ sở hữu sau chuyển nhượng. Dữ liệu của Cục cũng có độ trễ nhất định, nhưng đó là độ trễ của chính nơi ra quyết định.
Cần phân biệt rõ cơ quan giữ sổ nhãn hiệu với các cơ quan khác mà người kinh doanh hay gặp. Hệ thống đăng ký doanh nghiệp giữ tên doanh nghiệp. Cơ quan quản lý tên miền quốc gia giữ thông tin tên miền đuôi vn. Không cơ quan nào trong số đó cho bạn biết một nhãn hiệu đã được bảo hộ hay chưa. Tra nhãn hiệu là phải tra ở nguồn nhãn hiệu.
Các nguồn tra cứu chính và vai trò của từng nguồn
Bảng dưới xếp các nguồn theo mức độ gần gốc. Tên gọi cụ thể của từng hệ thống có thể đổi; hãy tìm theo chức năng được mô tả.
| Nguồn | Chứa gì | Dùng khi nào | Giới hạn |
|---|---|---|---|
| Cơ sở dữ liệu nhãn hiệu trực tuyến của Cục | Đơn đã công bố, văn bằng, trạng thái, chủ đơn, nhóm, mẫu nhãn | Mọi lần tra trước khi đặt tên, nộp đơn | Không có đơn chưa công bố; có độ trễ cập nhật |
| Công báo sở hữu công nghiệp | Đơn được công bố và văn bằng được cấp theo từng kỳ | Kiểm lại một đơn cụ thể, theo dõi đơn mới | Đọc theo kỳ, khó dùng để tìm rộng |
| Cơ sở dữ liệu nhãn hiệu toàn cầu của WIPO | Dữ liệu từ nhiều cơ quan quốc gia, khu vực và hệ thống Madrid | Kiểm tên trước khi xuất khẩu, tìm nhãn nước ngoài | Mức đầy đủ tuỳ từng quốc gia góp dữ liệu |
| Hệ thống tra cứu đăng ký quốc tế theo Madrid | Đăng ký quốc tế và các nước được chỉ định | Tìm nhãn nước ngoài đã chỉ định Việt Nam | Chỉ có nhãn đi đường Madrid |
| Cơ sở dữ liệu khu vực ASEAN | Nhãn hiệu của các nước thành viên tham gia | Chuẩn bị bán sang nước láng giềng | Phạm vi, ngôn ngữ khác nhau giữa các nước |
| Công cụ của bên thứ ba | Dữ liệu tổng hợp lại từ các nguồn trên | Tra nhanh, gợi ý từ khoá | Không phải nguồn chính thức, có thể lỗi thời |
Với người kinh doanh trong nước, hai dòng đầu là đủ cho phần lớn nhu cầu. Các dòng còn lại cần khi tên của bạn dùng tiếng nước ngoài, khi bạn định xuất khẩu, hoặc khi nghi ngờ một thương hiệu nước ngoài đã vào Việt Nam theo đường đăng ký quốc tế.
Cơ sở dữ liệu của Cục: điểm xuất phát của mọi lần tra
Tìm được theo nhiều trường. Thông thường bạn tìm được theo phần chữ của nhãn, theo tên chủ đơn, theo số đơn hoặc số văn bằng, lọc theo nhóm hàng hoá, dịch vụ và theo trạng thái. Có hệ thống cho tìm theo mã phân loại hình để tra logo.
Đọc được một bản ghi đầy đủ. Mỗi kết quả thường cho thấy ngày nộp, ngày ưu tiên nếu có, mẫu nhãn, danh mục hàng hoá, dịch vụ, chủ đơn và tình trạng hiện tại. Đây là những thông tin bạn cần để đánh giá một đối chứng có đáng lo hay không.
Miễn phí cho người tự tra. Việc tra trên cơ sở dữ liệu công khai thường không thu phí. Nếu một trang đòi bạn trả tiền chỉ để xem kết quả cơ bản, hãy kiểm lại xem đó có phải nguồn chính thức không.
Cần thao tác đúng mới không sót. Tìm chính xác một cụm từ sẽ bỏ qua nhãn viết khác một chữ. Tìm không dấu có thể ra kết quả khác tìm có dấu. Kỹ thuật tra trên cơ sở dữ liệu của Cục được viết riêng thành một danh mục trên trang này.
Công báo sở hữu công nghiệp dùng để làm gì
Công báo là ấn phẩm chính thức nơi Cục công bố đơn đã được chấp nhận hợp lệ và văn bằng đã được cấp. Mọi thông tin xuất hiện trên công báo có giá trị như một lời thông báo công khai cho tất cả mọi người. Nếu bạn muốn biết chắc một đơn cụ thể đã được công bố hay chưa, hoặc đã có văn bằng chưa, công báo là nơi xác nhận.
Với việc tra cứu trước khi đặt tên, công báo ít được dùng để tìm rộng vì nó sắp xếp theo kỳ phát hành, không phải theo từ khoá. Nhưng nó có hai công dụng thực tế. Thứ nhất, khi cơ sở dữ liệu trực tuyến cho một kết quả mơ hồ, bạn đối chiếu với số công báo tương ứng để thấy đúng thông tin đã công bố. Thứ hai, sau khi chọn tên và trước khi nộp đơn, bạn có thể xem lướt vài kỳ gần nhất ở nhóm hàng hoá của mình để phát hiện đơn mới nộp gần đây.
Việc theo dõi công báo đều đặn sau khi đã nộp đơn, để phát hiện người khác nộp nhãn tương tự với nhãn của mình, là một việc khác, thuộc về giai đoạn giữ quyền sau nộp đơn và không nằm trong phạm vi tra cứu trước khi nộp.
Cơ sở dữ liệu quốc tế: khi nào người kinh doanh trong nước cần tới
Không phải ai cũng cần tra quốc tế. Những tình huống dưới đây là lúc nên mở rộng phạm vi ra ngoài cơ sở dữ liệu trong nước:
- Tên của bạn là một từ tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài, dễ trùng với nhãn của doanh nghiệp nước ngoài đã hoặc sẽ vào Việt Nam.
- Bạn định xuất khẩu, bán qua sàn thương mại điện tử xuyên biên giới, hay gia công cho đối tác nước ngoài với tên của mình.
- Bạn nghi ngờ một thương hiệu nước ngoài đã được bảo hộ tại Việt Nam qua đăng ký quốc tế theo hệ thống Madrid nhưng không thấy rõ trong kết quả tra trong nước.
- Bạn muốn biết một tên có đang được dùng phổ biến ở thị trường khác không, để tránh sau này bị coi là bắt chước nhãn hiệu nổi tiếng.
- Bạn đang cân nhắc đặt tên cho một dòng sản phẩm sẽ ra mắt đồng thời ở nhiều nước.
Kết quả tra quốc tế không cho biết nhãn có được bảo hộ ở Việt Nam hay không, trừ phần đăng ký quốc tế có chỉ định Việt Nam. Nó cho bạn bức tranh rộng hơn để quyết định. Kỹ thuật tra và đọc kết quả quốc tế được viết riêng trong danh mục tra cơ sở dữ liệu quốc tế.
Thứ tự dùng các nguồn cho một lần tra cứu
Với một tên mới cho thị trường trong nước, thứ tự dưới đây giúp bạn đi từ rộng tới hẹp và không bỏ sót nguồn quan trọng.
- Mở cơ sở dữ liệu nhãn hiệu của Cục qua cổng thông tin chính thức, không qua đường dẫn lạ trong quảng cáo hay tin nhắn.
- Tra phần chữ với mọi biến thể, lọc theo nhóm hàng hoá, dịch vụ của bạn và các nhóm lân cận.
- Mở từng kết quả đáng ngờ, ghi số đơn, ngày nộp, chủ đơn, trạng thái, danh mục.
- Với kết quả có trạng thái chưa rõ, đối chiếu thêm trên công báo hoặc ghi chú để hỏi người làm nghề.
- Nếu tên có yếu tố nước ngoài hoặc bạn có kế hoạch ra nước ngoài, tra thêm cơ sở dữ liệu toàn cầu và hệ thống Madrid.
- Lưu kết quả kèm ngày tra và nguồn, vì lần tra sau sẽ cần so sánh.
Mỗi bước trên đều để lại một dấu vết nhỏ trong bản ghi của bạn. Gom lại, chúng cho thấy lần tra đã phủ những nguồn nào và còn để trống nguồn nào.
Công cụ của bên thứ ba và trang mạo danh: dùng sao cho an toàn
Ngoài nguồn chính thức, bạn sẽ gặp nhiều trang tra cứu nhanh do công ty dịch vụ hoặc cá nhân dựng lên. Một số trang tiện thật: ô tìm kiếm đơn giản, gợi ý biến thể, hiển thị gọn trên điện thoại. Cách dùng hợp lý là coi chúng như bước sàng lọc đầu tiên, rồi mọi kết quả đáng lo đều kiểm lại trên cơ sở dữ liệu của Cục trước khi kết luận.
Có hai rủi ro cần biết. Rủi ro thứ nhất là dữ liệu lỗi thời: một văn bằng đã hết hiệu lực vẫn hiện là còn, một đơn đã chuyển nhượng vẫn mang tên chủ cũ, hoặc ngược lại một đơn mới chưa có trong dữ liệu sao chép. Rủi ro thứ hai là trang tra cứu được dựng ra để thu thông tin liên hệ của bạn, sau đó gọi điện chào dịch vụ với lời doạ rằng tên của bạn "sắp bị người khác đăng ký".
Nguồn chính thức của cơ quan nhà nước không yêu cầu bạn nhập số điện thoại, chuyển tiền hay cài ứng dụng lạ chỉ để xem kết quả công khai. Nếu gặp những yêu cầu đó, hoặc nhận tin nhắn tự xưng là cơ quan sở hữu trí tuệ báo nhãn của bạn có vấn đề, hãy tự mở cổng thông tin chính thức để kiểm lại, đừng bấm vào đường dẫn trong tin nhắn.
Câu hỏi thường gặp
Tra cứu nhãn hiệu trên cơ sở dữ liệu của Cục có mất phí không?
Tra cứu trên cơ sở dữ liệu công khai của Cục để xem các đơn đã công bố và văn bằng thường không thu phí. Dịch vụ tra cứu theo yêu cầu, có người thực hiện và trả báo cáo, thì có chi phí; mức cụ thể nên hỏi trực tiếp nơi cung cấp.
Có tra được nhãn hiệu trên điện thoại không?
Phần lớn cơ sở dữ liệu trực tuyến mở được trên điện thoại, nhưng giao diện thường thiết kế cho máy tính nên khó xem mẫu nhãn và danh mục dài. Với lần tra quan trọng, nên dùng máy tính để không bỏ sót chi tiết trong từng bản ghi.
Trang tra cứu của các công ty dịch vụ có đáng tin không?
Chúng có thể tiện để tra nhanh, nhưng không phải nguồn chính thức và có thể cập nhật chậm. Khi thấy một kết quả quan trọng, hãy kiểm lại trên cơ sở dữ liệu của Cục trước khi ra quyết định.
Tra trên cơ sở dữ liệu của WIPO có thay được tra trong nước không?
Không. Dữ liệu trong cơ sở dữ liệu toàn cầu phụ thuộc vào việc từng quốc gia chia sẻ dữ liệu và mức độ cập nhật. Với thị trường Việt Nam, nguồn chính vẫn là cơ sở dữ liệu của Cục; nguồn quốc tế dùng bổ sung.
Đơn mới nộp hôm qua có tra thấy ngay không?
Thường là không. Đơn chỉ được công bố công khai sau khi qua thẩm định hình thức, nên có một khoảng thời gian đơn đã tồn tại nhưng chưa ai tra thấy. Đó là giới hạn của mọi lần tra cứu, không riêng công cụ nào.
Tên miền và tên doanh nghiệp có tra chung một chỗ với nhãn hiệu được không?
Không. Mỗi loại do một hệ thống riêng quản lý: nhãn hiệu ở Cục Sở hữu trí tuệ, tên doanh nghiệp ở hệ thống đăng ký doanh nghiệp, tên miền ở cơ quan quản lý tên miền. Muốn kiểm một tên cho cả ba mục đích thì phải tra từng nơi.