Tra theo số đơn hoặc số bằng là cách nhanh nhất để mở đúng một bản ghi nhãn hiệu trên cơ sở dữ liệu của Cục: gõ đúng con số vào ô tương ứng, công cụ trả về một bản ghi duy nhất kèm mẫu nhãn, chủ sở hữu, nhóm và tình trạng. Khó khăn nằm ở định dạng: thiếu gạch nối, gõ nhầm số năm hay nhầm số đơn với số bằng là ra "không có kết quả".
Trước khi đặt tên và nộp đơn, bạn sẽ gặp những con số này ở nhiều chỗ: báo cáo tra cứu, hợp đồng gia công, bao bì của đối thủ ghi "nhãn hiệu đã đăng ký", lời giới thiệu của đối tác. Bài giải thích cách đọc các loại số, cách gõ cho ra, và cách dùng con số để kiểm lại điều người khác khẳng định. Theo dõi đơn của chính bạn sau khi nộp là một việc khác, không thuộc phạm vi bài.
Ba loại số thường gặp và chúng nói gì
Định dạng chính xác có thể thay đổi theo thời kỳ và theo cách công cụ hiển thị; bảng dưới mô tả cách đánh số quen thuộc lâu nay ở Việt Nam để bạn nhận diện:
| Loại số | Sinh ra khi nào | Nhận diện | Dùng để |
|---|---|---|---|
| Số đơn | Khi đơn được nộp và tiếp nhận | Với nhãn hiệu, thường bắt đầu bằng chữ số 4, tiếp theo năm nộp và số thứ tự | Mở bản ghi từ lúc còn là đơn |
| Số văn bằng (số giấy chứng nhận) | Khi đơn được cấp bằng | Cũng mở đầu bằng chữ số 4 nhưng cấu trúc khác số đơn | Mở bản ghi của nhãn đã được bảo hộ |
| Số đăng ký quốc tế | Khi nhãn được đăng ký quốc tế theo hệ thống Madrid | Một dãy số không có phần năm | Tìm nhãn nước ngoài có chỉ định Việt Nam |
Chữ số đầu tiên trong số đơn Việt Nam cho biết loại đối tượng: lâu nay chữ số 4 dành cho nhãn hiệu, các chữ số khác dành cho sáng chế, giải pháp hữu ích, kiểu dáng công nghiệp. Thấy một "số đăng ký nhãn hiệu" mở đầu bằng chữ số khác, bạn nên hỏi lại người đưa số.
Gõ số sao cho công cụ nhận
Mỗi phiên bản công cụ chấp nhận định dạng hơi khác nhau. Khi gõ một con số mà không ra kết quả, thử lần lượt:
- Gõ nguyên văn như trên giấy tờ, kể cả gạch nối.
- Bỏ hết gạch nối và khoảng trắng, gõ liền một dãy.
- Kiểm xem đang gõ vào đúng ô: số đơn vào ô số đơn, số bằng vào ô số bằng. Nhiều người dán số bằng vào ô số đơn.
- Kiểm phần năm có đủ bốn chữ số chưa; một số giấy tờ cũ chỉ ghi hai chữ số năm.
- Kiểm phần số thứ tự có bị mất chữ số 0 ở đầu không khi chép từ bảng tính.
- Nếu vẫn không ra, tra theo tên nhãn hoặc tên chủ để tìm bản ghi, rồi đối chiếu lại số.
Bảng tính là thủ phạm hay gặp: dán một số dạng "4-2021-01234" vào ô bảng tính có thể bị tự đổi thành ngày tháng hoặc mất số 0. Nếu lưu số đơn trong bảng tính, đặt định dạng ô là văn bản trước khi dán.
Khi nào bạn cần tra theo số trước khi nộp đơn
Trường hợp phổ biến nhất là kiểm lại báo cáo tra cứu. Bản báo cáo của người làm nghề thường liệt kê các nhãn đối chứng kèm số đơn hoặc số bằng. Tự mở vài bản ghi theo số giúp bạn thấy tận mắt mẫu nhãn và danh mục, thay vì chỉ đọc một dòng tóm tắt "tương tự, rủi ro trung bình".
Trường hợp thứ hai là kiểm đối tác. Một bên gia công, nhượng quyền hay phân phối nói rằng nhãn của họ "đã được bảo hộ, số bằng như sau". Gõ con số đó vào, bạn kiểm được ba thứ trong một phút: chủ sở hữu có đúng là họ không, nhãn có bảo hộ cho đúng loại hàng sắp hợp tác không, tình trạng còn hiệu lực không.
Trường hợp thứ ba là kiểm thị trường. Đối thủ in trên bao bì "nhãn hiệu đã đăng ký" kèm ký hiệu ® và có khi kèm số. Tra theo số cho biết nhãn đó thật sự đã có văn bằng hay mới chỉ là đơn đang chờ. Thông tin này ảnh hưởng tới cách bạn đánh giá rủi ro khi đặt một cái tên gần với họ.
Đọc nhanh bản ghi mở ra từ con số
Mẫu nhãn có khớp không. Đối chiếu hình và chữ trên bản ghi với nhãn người ta đang dùng hoặc nói tới. Không ít trường hợp con số thật nhưng thuộc về một mẫu nhãn khác, cũ hơn hoặc đơn giản hơn nhãn đang in.
Chủ sở hữu là ai. Tên chủ trên bản ghi có trùng với bên đang đưa số cho bạn không. Nếu khác, cần giấy tờ chuyển nhượng hoặc hợp đồng sử dụng.
Bảo hộ cho hàng hoá, dịch vụ gì. Nhãn chỉ được bảo hộ cho danh mục ghi trong văn bằng. Một nhãn bảo hộ cho mỹ phẩm không mặc nhiên che cả thực phẩm.
Tình trạng hiện tại. Đang xử lý, đã cấp, bị từ chối, hết hiệu lực, mỗi trạng thái có ý nghĩa khác nhau với bạn.
Ngày nộp và thời hạn. Văn bằng nhãn hiệu có hiệu lực mười năm tính từ ngày nộp đơn và được gia hạn nhiều lần. Nhìn ngày nộp là ước được nhãn đã tới kỳ gia hạn hay chưa.
Ký hiệu ® và lời "đã đăng ký" trên bao bì
Thông lệ quốc tế dùng ký hiệu ® cho nhãn đã được cấp văn bằng và ™ cho nhãn đang được sử dụng hoặc đang chờ. Ở Việt Nam, người kinh doanh không phải ai cũng dùng đúng thông lệ này; có bao bì ghi ® khi đơn còn đang xử lý, có bao bì chẳng ghi gì dù nhãn đã có bằng từ lâu.
Vì vậy, không nên suy luận tình trạng nhãn của người khác từ ký hiệu in trên bao bì. Tra theo số (nếu có) hoặc theo tên nhãn và tên chủ mới cho bạn thông tin chính xác. Với nhãn của chính bạn sau này, dùng ký hiệu đúng với tình trạng thật cũng là cách tránh rắc rối khi bị đối thủ soi lại.
Một lời "đã đăng ký nhãn hiệu độc quyền" in trên bao bì không kèm số, không có bản ghi tương ứng trong kho dữ liệu, là dấu hiệu bạn có thể yên tâm hơn một chút về cái tên đó. Nhưng hãy nhớ rằng đơn chưa công bố cũng không có bản ghi; chưa thấy chưa chắc là không có. Với tên bạn thực sự muốn dùng, kết luận thận trọng nhất vẫn dựa trên các lượt tra theo chữ, không dựa trên lời in trên bao bì của người khác.
Lỗi hay gặp khi dùng số để tra
- Nhầm số đơn với số bằng, gõ vào sai ô rồi kết luận nhãn không tồn tại.
- Dùng số đăng ký kinh doanh hay mã số thuế của doanh nghiệp để tra nhãn hiệu; đó là các hệ thống khác hẳn.
- Tin ảnh chụp bản ghi do người khác gửi mà không tự mở lại; ảnh có thể đã cũ nhiều năm.
- Thấy bản ghi tồn tại là kết luận nhãn còn hiệu lực, không đọc phần tình trạng.
- Bỏ qua phần danh mục, mặc định nhãn được bảo hộ cho mọi sản phẩm của chủ.
- Gõ số đăng ký quốc tế vào ô số đơn trong nước, hoặc ngược lại.
- Chép số từ tài liệu tiếng nước ngoài có định dạng khác mà không chuyển đổi.
Hầu hết các lỗi trên đều dẫn tới cùng một hệ quả: bạn đánh giá sai mức an toàn của cái tên định dùng hoặc của lời hứa từ đối tác. Mất thêm một phút đọc kỹ bản ghi luôn rẻ hơn.
Từ một con số, lần ra các bản ghi liên quan
Một bản ghi mở ra từ số đơn không nên là điểm dừng. Mỗi bản ghi chứa ba đầu mối dẫn sang các bản ghi khác: tên chủ, phần chữ chính và nhóm hàng hoá, dịch vụ. Đi tiếp từ ba đầu mối này, bạn thường thấy một bức tranh đầy đủ hơn nhiều so với một dòng trong báo cáo hay một con số đối tác đưa.
Từ tên chủ, tra theo ô chủ đơn để xem họ còn giữ nhãn nào cùng gốc chữ, có đơn mới nộp gần đây không. Từ phần chữ chính, tra ở chế độ chứa chuỗi để xem có chủ khác cũng dùng chữ này không, vì một chữ bị nhiều chủ cùng dùng thường cho thấy phạm vi bảo hộ của từng nhãn hẹp. Từ nhóm, tra lại tên của bạn với bộ lọc nhóm đó để chắc không còn bản ghi nào khác nằm sát bên.
Ví dụ giả định: báo cáo tra cứu chỉ dẫn một số đơn của nhãn "SÓC NÂU" ở nhóm bánh kẹo. Mở bản ghi, thấy chủ là một công ty thực phẩm. Tra theo chủ, thấy công ty này còn hai đơn đang xử lý cho "SÓC NÂU CAFE" ở nhóm dịch vụ ăn uống. Với người định mở quán "Bếp Sóc Nâu", hai đơn đang xử lý đó quan trọng hơn cả nhãn ghi trong báo cáo.
Lưu số đơn của các bản ghi đáng chú ý
Trong quá trình tra trước khi nộp, mỗi khi gặp một bản ghi bạn xếp vào loại "cần cân nhắc", ghi lại số đơn của nó. Lý do: tên nhãn có thể giống nhau giữa nhiều bản ghi, tên chủ có thể đổi, nhưng số đơn là định danh ổn định nhất.
Vài tuần sau, khi chuẩn bị nộp đơn, bạn chỉ cần gõ lại từng số để xem các bản ghi đó đã đổi tình trạng chưa: đơn đang xử lý có thể đã bị từ chối, nhãn sắp hết hạn có thể đã được gia hạn. Mỗi thay đổi đều làm bức tranh rủi ro của bạn khác đi.
Bảng ghi gọn nhất có năm cột: số đơn, tên nhãn, chủ, nhóm, tình trạng tại ngày tra. Thêm một cột ghi chú lý do bạn để ý bản ghi đó. Đến lúc cần nhờ người làm nghề đánh giá, bảng này giúp họ bắt đầu ngay vào phần khó.
Câu hỏi thường gặp
Số đơn và số văn bằng của cùng một nhãn có giống nhau không?
Không. Số đơn được cấp khi nộp đơn, số văn bằng được cấp khi nhãn được bảo hộ; hai số có cấu trúc khác nhau. Bản ghi của nhãn đã cấp bằng thường hiển thị cả hai, nên tra bằng số nào cũng mở được.
Có dùng mã số doanh nghiệp để tra nhãn hiệu được không?
Không. Mã số doanh nghiệp thuộc hệ thống đăng ký kinh doanh, không liên kết với số đơn nhãn hiệu. Muốn xem doanh nghiệp đó có nhãn nào, bạn tra theo tên chủ đơn trên công cụ của Cục.
Gõ đúng số mà vẫn không ra bản ghi thì vì sao?
Có thể sai định dạng, gõ nhầm ô, hoặc đơn chưa được công bố nên chưa có trên cơ sở dữ liệu. Thử bỏ gạch nối, kiểm ô, rồi tra theo tên nhãn. Nếu vẫn không thấy, hỏi lại người cung cấp số xem đơn nộp từ khi nào.
Bao bì ghi ® có nghĩa nhãn chắc chắn đã có văn bằng không?
Không chắc. Thông lệ dùng ® cho nhãn đã được cấp văn bằng, nhưng không phải ai cũng dùng đúng. Muốn biết tình trạng thật, bạn tra theo số hoặc tên nhãn trên công cụ chính thức.
Có tra được nhãn nước ngoài vào Việt Nam qua đăng ký quốc tế bằng số không?
Thường được, nếu công cụ có ô cho số đăng ký quốc tế và bản ghi đã được cập nhật vào kho của Cục. Nếu không thấy, tra trên cơ sở dữ liệu quốc tế bằng chính số đó rồi xem danh sách nước được chỉ định.
Nên lưu những con số nào trong quá trình tra trước khi nộp?
Lưu số đơn của mọi bản ghi bạn xếp vào loại cần cân nhắc hoặc rủi ro cao, kèm tên nhãn, chủ, nhóm và tình trạng tại ngày tra. Số đơn giúp bạn mở lại đúng bản ghi để kiểm thay đổi trước khi nộp.