Tra cứu nhãn hiệu lúc nào: các thời điểm nên tra và vì sao phải tra lại trước khi nộp

Tra cứu nhãn hiệu không phải việc làm một lần. Có ít nhất năm thời điểm nên tra: khi đang chọn giữa các tên ứng viên, trước khi thuê thiết kế logo, ngay trước khi nộp đơn, trước khi đầu tư lớn vào bao bì và quảng cáo, và khi mở rộng sang sản phẩm hay thị trường mới. Mỗi lần tra phục vụ một quyết định khác nhau, và khoảng cách giữa các lần tra càng ngắn thì rủi ro từ các đơn mới nộp càng nhỏ.

Phần dưới đi qua từng mốc, chỉ ra ở mỗi mốc bạn tra gì và tra tới mức nào, cùng một bảng tóm tắt dùng làm lịch. Bài viết cho người đang chuẩn bị ra mắt một thương hiệu hoặc một dòng sản phẩm mới.

Vì sao thời điểm tra cứu quan trọng

Cơ sở dữ liệu nhãn hiệu thay đổi mỗi ngày. Đơn mới được công bố, văn bằng mới được cấp, văn bằng cũ hết hiệu lực vì không gia hạn, nhãn được chuyển nhượng sang chủ khác. Một kết quả tra cứu chỉ chụp lại trạng thái tại một thời điểm, và nó cũ đi theo từng tuần.

Kết hợp với nguyên tắc nộp đơn đầu tiên, điều này tạo ra một cuộc chạy đua mà người đặt tên thường không nhận ra. Từ lúc bạn nghĩ ra tên tới lúc bạn nộp đơn, bất kỳ ai nộp đơn cho tên tương tự cũng đứng trước bạn. Nếu khoảng thời gian đó kéo dài nhiều tháng vì bạn bận thiết kế, xin giấy phép, tìm mặt bằng, thì lần tra đầu tiên đã mất phần lớn giá trị.

Thời điểm tra còn quan trọng vì nó quyết định chi phí sửa sai. Phát hiện vấn đề khi tên còn trên giấy thì đổi tên gần như không tốn gì. Phát hiện khi bao bì đã in, biển hiệu đã treo, khách hàng đã quen tên thì sửa sai là một dự án. Tra cứu đúng lúc là đặt các phép kiểm vào trước những khoản chi khó thu hồi.

Mốc thứ nhất: khi còn đang chọn giữa nhiều tên

Mục tiêu là loại nhanh. Ở mốc này bạn có thể có năm đến mười tên ứng viên. Không cần tra sâu từng tên; chỉ cần phát hiện tên nào vấp nhãn trùng hoặc gần trùng rõ ràng trong nhóm sản phẩm chính để gạch đi.

Tra phần chữ, nhóm chính. Mỗi tên tra dạng gốc và vài biến thể dễ nghĩ ra, lọc theo nhóm hàng hoá, dịch vụ chính. Ghi lại tên nào sạch, tên nào có vấn đề, tên nào chưa rõ.

Kiểm khả năng phân biệt cùng lúc. Đây là lúc dễ nhất để bỏ những tên quá mô tả, quá chung chung, chứa địa danh. Bỏ chúng bây giờ đỡ phải tiếc sau này.

Rủ người ngoài nhóm đọc thử. Nhờ vài người không biết dự án đọc to từng tên rồi viết lại theo cách họ nghe. Cách viết lại của họ chính là những biến thể bạn cần đưa vào ô tìm kiếm, vì người mua cũng sẽ nghe và nhớ tên theo cách đó.

Kết quả mong đợi. Một danh sách ngắn hai đến ba tên đủ sạch để đi tiếp. Đừng gắn bó cảm xúc với tên nào trước khi nó qua được mốc này.

Mốc thứ hai: trước khi thuê thiết kế logo và nhận diện

Khi danh sách đã rút còn một hai tên, bước tiếp theo thường là thuê thiết kế. Đây là khoản chi đầu tiên gắn chặt với một cái tên cụ thể, nên nên tra kỹ hơn trước khi ký hợp đồng thiết kế. Ở mốc này bạn mở rộng biến thể theo cách đọc, ý nghĩa, xét thêm các nhóm hàng hoá, dịch vụ liên quan, và nếu tên có yếu tố nước ngoài thì tra cả cơ sở dữ liệu quốc tế.

Nếu tên ở vùng xám, mốc này là lúc hợp lý nhất để nhờ tra cứu chuyên sâu. Bạn chưa mất tiền thiết kế, chưa in gì, và vẫn còn tên dự phòng. Một báo cáo đánh giá lúc này giúp bạn quyết định dứt khoát thay vì vừa làm vừa lo.

Sau khi có logo, hãy tra thêm phần hình. Người thiết kế có thể vô tình tạo ra một hình gần với logo đã có, nhất là với những ý tưởng phổ biến như lá cây, giọt nước, chữ cái lồng nhau, con vật cách điệu. Phát hiện ở bản phác thảo thì sửa dễ hơn nhiều so với khi bộ nhận diện đã hoàn tất.

Mốc thứ ba: ngay trước khi nộp đơn

Đây là lần tra hay bị bỏ qua nhất, vì người ta nghĩ đã tra rồi. Nhưng giữa lần tra trước và ngày nộp đơn thường có vài tuần tới vài tháng, đủ để đơn của người khác được công bố. Lần tra này nên:

• Lặp lại đúng các từ khoá và bộ lọc của lần tra trước, để so sánh trực tiếp.
• Chú ý những kết quả mới xuất hiện kể từ lần trước, nhất là đơn có ngày nộp gần đây.
• Kiểm lại trạng thái của các đối chứng cũ: có cái nào vừa hết hiệu lực, vừa bị từ chối, vừa đổi chủ không.
• Xác nhận danh mục hàng hoá, dịch vụ sẽ ghi trong đơn khớp với phạm vi đã tra.
• Nếu có gì mới đáng lo, dừng lại cân nhắc trước khi nộp thay vì nộp cho xong.

Lần tra này thường chỉ mất một buổi, nhưng nó bảo vệ cả phần công sức chuẩn bị đơn. Sau khi tra xong và không thấy gì mới, hãy nộp đơn càng sớm càng tốt; mỗi ngày chờ thêm là một ngày cửa sổ rủi ro mở thêm.

Mốc thứ tư: trước khi in lớn và chạy quảng cáo lớn

Đơn đã nộp không có nghĩa là bạn được yên tâm chi tiêu không giới hạn cho cái tên. Đơn của bạn còn phải qua thẩm định nội dung, và trong thời gian đó vẫn có thể có đối chứng mà bạn chưa thấy lúc nộp, như một đơn nộp trước bạn vài ngày nhưng công bố sau. Trước khi duyệt một lô bao bì lớn, một đợt biển hiệu cho nhiều cửa hàng hay một chiến dịch quảng cáo tốn kém, hãy dành một buổi tra lại.

Lần tra này có hai mục tiêu. Thứ nhất là tìm những đơn mới công bố có ngày nộp hoặc ngày ưu tiên sớm hơn đơn của bạn, vì đó là những vật cản có thể xuất hiện trong thông báo thẩm định. Thứ hai là xem trạng thái đơn của chính mình: đã được chấp nhận hợp lệ chưa, đã công bố chưa, có thông báo nào chưa trả lời không.

Nếu tra ra một đối chứng đáng lo, chưa cần hoảng. Bạn có thể chia nhỏ lô in, ưu tiên những hạng mục dễ thay, và chờ thêm tín hiệu từ thẩm định trước khi đầu tư phần khó thu hồi. Một quyết định chậm lại vài tuần thường rẻ hơn nhiều so với một kho bao bì không dùng được.

Lịch tra cứu theo các mốc của một thương hiệu mới

Bảng dưới dùng như một lịch kiểm. Mức độ ghi là gợi ý; với tên có giá trị lớn, bạn có thể nâng mức ở mọi mốc.

Mỗi lần tra, giữ bản ghi kèm ngày tháng. Sau vài mốc, bạn có một hồ sơ cho thấy cái tên đã được kiểm như thế nào theo thời gian, hữu ích khi nói chuyện với nhà đầu tư, đối tác hay người làm nghề.

Mốc thứ năm: khi mở rộng sang sản phẩm hay thị trường mới

Nhiều doanh nghiệp coi việc tra cứu là chuyện của lần ra mắt đầu tiên, rồi vài năm sau mở rộng dòng sản phẩm với cùng tên mà không tra lại. Văn bằng của bạn chỉ bảo hộ cho danh mục hàng hoá, dịch vụ đã đăng ký. Một quán cà phê có nhãn cho dịch vụ đồ uống, nay muốn bán cà phê rang xay đóng gói, đang bước sang một nhóm khác nơi có thể đã có người đăng ký tên tương tự.

Tương tự với thị trường mới. Văn bằng Việt Nam không có hiệu lực ở nước khác. Trước khi xuất khẩu hoặc bán qua kênh xuyên biên giới, bạn cần tra ở thị trường đích như thể đang đặt một tên mới, vì ở đó tên của bạn chưa có chỗ đứng nào.

Lần tra khi mở rộng nên làm trước khi đặt hàng sản xuất hoặc ký hợp đồng phân phối cho dòng mới. Nếu phát hiện vật cản, bạn vẫn còn lựa chọn đặt tên phụ cho dòng sản phẩm đó, dùng tên chính kèm một yếu tố phân biệt, hoặc thương lượng với chủ nhãn kia trước khi đầu tư.

Ai trong nhóm nên giữ lịch tra cứu

Giao cho một người cụ thể. Việc tra lại hay bị bỏ vì ai cũng nghĩ người khác đã làm. Trong một nhóm khởi nghiệp hay một doanh nghiệp nhỏ, hãy giao hẳn cho một người giữ lịch các mốc và bản ghi tra cứu, thường là người phụ trách thương hiệu hoặc pháp chế kiêm nhiệm.

Gắn mốc tra vào quy trình duyệt chi. Cách chắc nhất để không quên là đặt điều kiện: không duyệt hợp đồng thiết kế, không duyệt lô in lớn nếu chưa có bản ghi tra cứu mới trong vòng vài tuần gần nhất. Mốc tra trở thành một ô phải đánh dấu chứ không còn là việc nhớ được thì làm.

Lưu bản ghi ở chỗ cả nhóm xem được. Bản ghi gồm ngày tra, nguồn, từ khoá, bộ lọc và các đối chứng đáng lo. Để chung một chỗ giúp người thay thế tiếp tục được khi người giữ việc nghỉ hay chuyển vị trí.

Báo ngay khi có thay đổi. Nếu lần tra lại phát hiện đơn mới đáng lo, người giữ việc cần báo cho người ra quyết định trước khi khoản chi tiếp theo được duyệt, không chờ tới cuộc họp định kỳ.

Câu hỏi thường gặp

Tra cứu xong bao lâu thì nên nộp đơn?

Càng sớm càng tốt. Không có con số bắt buộc, nhưng mỗi tuần chờ là thêm một khoảng thời gian người khác có thể nộp đơn cho tên tương tự. Nếu đã chờ lâu, hãy tra lại trước khi nộp.

Đã nộp đơn rồi có cần tra cứu nữa không?

Sau khi nộp, việc tra cứu chuyển sang mục đích khác: theo dõi các đơn mới của người khác có thể xung đột với nhãn của bạn. Với nhãn quan trọng, theo dõi định kỳ giúp bạn kịp phản đối những đơn tương tự nộp sau.

Mở thêm chi nhánh cùng tên có cần tra lại không?

Nếu chi nhánh kinh doanh cùng loại dịch vụ đã được bảo hộ thì không cần tra như tên mới. Nhưng nếu chi nhánh mở thêm mảng sản phẩm, dịch vụ khác, hãy tra cho phần mở rộng đó.

Có nên tra trước khi đặt tên miền, tên trang mạng xã hội không?

Nên. Tên miền và trang mạng xã hội thường được lập rất sớm, có khi trước cả khi chọn xong tên. Tra nhãn hiệu sơ bộ trước giúp bạn không xây cộng đồng trên một cái tên sau này phải bỏ.

Nếu mỗi lần tra lại thấy đối chứng mới thì có phải tên quá rủi ro không?

Đó là dấu hiệu tên thuộc vùng đông đúc, nhiều người cùng nghĩ tới. Bạn nên cân nhắc thêm yếu tố phân biệt, hoặc chuyển sang tên tự tạo ít phổ biến hơn, thay vì chạy đua nộp đơn với những người khác.

Có cần tra lại trước mỗi lần gia hạn văn bằng không?

Gia hạn không phụ thuộc vào kết quả tra cứu, nên không bắt buộc. Tuy vậy, dịp gia hạn là lúc tốt để rà xem trên thị trường có nhãn nào gần với nhãn của bạn mà bạn chưa biết, để cân nhắc biện pháp bảo vệ.