Tra cứu sơ bộ là lần tra bạn tự làm trên cơ sở dữ liệu công khai, chủ yếu tìm các nhãn trùng hoặc gần trùng phần chữ trong nhóm hàng hoá của mình. Tra cứu chuyên sâu do người có chuyên môn thực hiện, tìm rộng hơn (biến thể cách đọc, ý nghĩa, phần hình, hàng hoá liên quan ở nhóm khác) và kèm một đánh giá có lập luận về khả năng được bảo hộ. Hai mức này không thay nhau mà nối tiếp nhau: sơ bộ để loại nhanh, chuyên sâu để quyết định khi tiền đặt vào cái tên đã đủ lớn.
Phần dưới so sánh hai mức theo những gì chúng làm được, chỉ ra tình huống tự tra là đủ và tình huống nên nhờ người trong nghề, cùng cách chuẩn bị để lần tra chuyên sâu đáng công nhất. Bài không nêu giá dịch vụ và không giới thiệu đơn vị cụ thể nào.
Tra cứu sơ bộ: người kinh doanh tự làm được tới đâu
Một người chưa từng học về sở hữu trí tuệ, nếu chịu đọc hướng dẫn và kiên nhẫn, hoàn toàn tự tra sơ bộ được. Bạn nhập tên, thử thêm vài biến thể như bỏ dấu, viết liền, tách chữ, lọc theo nhóm sản phẩm chính, rồi mở từng kết quả để xem chủ đơn, danh mục và trạng thái. Với những tên vấp một nhãn trùng y hệt cho đúng sản phẩm, lần tra này đủ để bạn gạch tên đó đi mà không cần hỏi ai.
Giới hạn của tra sơ bộ nằm ở hai chỗ. Thứ nhất là phạm vi: người tự tra thường chỉ tìm những gì mình nghĩ tới, mà thứ gây rắc rối lại hay là thứ mình không nghĩ tới, như một nhãn đọc giống nhưng viết khác hẳn, một nhãn tiếng Anh có nghĩa trùng với tên tiếng Việt của bạn, hay một nhãn đăng ký cho dịch vụ có liên quan mật thiết với hàng hoá của bạn. Thứ hai là đánh giá: thấy một kết quả "na ná" rồi, nhưng nó có đủ để Cục từ chối hay không thì người không quen thực tiễn thẩm định khó tự trả lời.
Vì vậy kết quả hợp lý của một lần tra sơ bộ thường là một trong ba câu: "tên này vấp rõ, bỏ", "tên này có vẻ sạch ở các lớp mình tra được", hoặc "tên này có vài đối chứng mình không chắc". Câu thứ ba chính là tín hiệu để cân nhắc bước tiếp theo.
Tra cứu chuyên sâu làm thêm những gì
Mở rộng biến thể có hệ thống. Người làm nghề tìm theo cách đọc, theo những chữ cái dễ thay thế cho nhau, theo tiền tố và hậu tố phổ biến, theo phần chữ chính khi bỏ đi phần mô tả. Họ cũng tìm theo nghĩa: nhãn tiếng Việt và nhãn tiếng nước ngoài cùng nghĩa có thể bị coi là tương tự.
Tra phần hình theo mã phân loại. Logo được tra theo hệ thống phân loại các yếu tố hình. Người tự tra ít khi làm bước này vì phải biết logo của mình rơi vào mã nào, trong khi đó lại là chỗ dễ sót những logo cùng ý tưởng.
Xét hàng hoá, dịch vụ liên quan ở nhóm khác. Một nhãn ở nhóm khác vẫn có thể là đối chứng nếu sản phẩm hai bên cùng kênh bán, cùng người mua, bổ trợ cho nhau. Đánh giá này cần kinh nghiệm về cách Cục và toà án thường nhìn nhận mối liên quan giữa các sản phẩm.
Đánh giá có lập luận. Kết quả chuyên sâu không chỉ là danh sách kết quả mà là một nhận định: đối chứng nào nguy hiểm, vì sao, khả năng vượt qua ra sao, nên sửa nhãn, thu hẹp danh mục hay đổi tên. Bạn trả tiền chủ yếu cho phần nhận định này.
Kiểm khả năng phân biệt của chính cái tên. Người làm nghề sẽ nói thẳng nếu tên của bạn quá mô tả, chứa địa danh, hay là từ thông dụng của ngành, những lý do có thể khiến đơn bị từ chối dù không trùng ai.
So sánh hai mức tra cứu
Bảng dưới không xếp hạng mức nào tốt hơn. Mỗi mức hợp với một giai đoạn và một mức độ rủi ro khác nhau.
| Tiêu chí | Tự tra sơ bộ | Tra cứu chuyên sâu |
|---|---|---|
| Ai làm | Chủ doanh nghiệp, người phụ trách marketing, người sắp tự nộp đơn | Người làm nghề đại diện sở hữu công nghiệp, luật sư sở hữu trí tuệ, hoặc dịch vụ tra cứu theo yêu cầu |
| Phạm vi phần chữ | Tên chính và vài biến thể dễ nghĩ ra | Biến thể có hệ thống về cách viết, cách đọc, ý nghĩa |
| Phần hình | Thường bỏ qua hoặc xem lướt | Tra theo mã phân loại hình và theo ý tưởng |
| Hàng hoá, dịch vụ | Nhóm chính | Nhóm chính và các sản phẩm liên quan ở nhóm khác |
| Kết quả | Danh sách kết quả và cảm nhận của người tra | Báo cáo có kết luận và kiến nghị |
| Thời điểm hợp lý | Khi đang chọn giữa nhiều tên ứng viên | Khi đã chốt một hai tên và sắp đầu tư lớn hoặc nộp đơn |
| Chi phí | Thời gian của bạn | Có phí dịch vụ, hỏi trực tiếp nơi cung cấp |
Cách làm tiết kiệm phổ biến là tự tra sơ bộ cho năm bảy tên, loại những tên vấp rõ, rồi chỉ đưa một hai tên còn lại đi tra chuyên sâu. Như vậy bạn không phải trả phí cho những tên mà chính mình đã có thể loại trong vài phút.
Khi nào tự tra sơ bộ là đủ
Không phải tình huống nào cũng cần người làm nghề. Bạn có thể dừng ở mức tự tra khi đa số các điều sau đúng:
- Tên là một từ tự tạo, không có nghĩa, không gợi sản phẩm, và lần tra không cho kết quả nào gần giống trong nhóm của bạn.
- Bạn đang ở giai đoạn sàng lọc ý tưởng, chưa chi tiền cho thiết kế, bao bì hay quảng cáo.
- Sản phẩm chỉ thuộc một nhóm hàng hoá rõ ràng, không lan sang dịch vụ liên quan.
- Bạn không có logo phức tạp, hoặc logo chỉ là cách trình bày phần chữ.
- Hậu quả nếu phải đổi tên sau này ở mức chấp nhận được với quy mô kinh doanh hiện tại.
Ngay cả khi tự tra là đủ, hãy ghi lại ngày tra, từ khoá đã dùng và kết quả. Bản ghi này giúp bạn tra lại nhanh trước khi nộp đơn và là bằng chứng bạn đã làm việc cẩn trọng nếu sau này có tranh chấp.
Khi nào nên nhờ người làm nghề
Có những dấu hiệu cho thấy đã đến lúc cần một đánh giá chuyên môn. Lần tự tra cho ra đối chứng mà bạn không chắc có đủ giống hay không. Tên của bạn là từ có nghĩa, dễ bị coi là mô tả hoặc gợi chất lượng. Bạn sắp đặt in bao bì số lượng lớn, ký hợp đồng phân phối, hay gọi vốn mà nhà đầu tư sẽ hỏi về nhãn hiệu. Sản phẩm của bạn trải nhiều nhóm, vừa hàng hoá vừa dịch vụ. Hoặc bạn định dùng cùng tên ở nhiều nước.
Một tình huống khác là khi tra cứu cho thấy nhãn tương tự đã thuộc về một doanh nghiệp có danh mục nhãn dày đặc, hay đã có lịch sử tranh chấp. Đối diện chủ nhãn kiểu này, sai một bước có thể dẫn tới thư cảnh báo hay phản đối đơn, và việc có người trong nghề đánh giá ngay từ đầu giúp bạn tránh đi vào chỗ không cần thiết.
Người làm nghề ở đây có thể là tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp, luật sư có chuyên môn sở hữu trí tuệ, hoặc dịch vụ tra cứu thông tin theo yêu cầu mà một số đơn vị cung cấp. Nếu muốn có ý kiến ban đầu trước khi chọn ai, bạn có thể đưa kết quả tự tra và hỏi luật sư trên AI Cố Vấn, rồi quyết định có cần thuê tra cứu chuyên sâu hay không. Dù chọn ai, hãy nhớ rằng không người làm nghề nghiêm túc nào cam kết chắc chắn được cấp văn bằng, vì quyết định cuối cùng thuộc về Cục.
Chuẩn bị gì để lần tra chuyên sâu đáng công nhất
Chất lượng báo cáo phụ thuộc rất nhiều vào thông tin bạn đưa vào. Một yêu cầu tra cứu chỉ ghi mỗi cái tên sẽ cho ra một báo cáo chung chung.
- Gửi đúng dạng nhãn định dùng: chữ viết thế nào, có dấu hay không, có logo thì gửi tệp hình rõ nét.
- Mô tả cụ thể sản phẩm, dịch vụ hiện có và dự định trong vài năm tới, kể cả kênh bán và đối tượng khách hàng.
- Nêu thị trường: chỉ Việt Nam, hay cả nước khác, nước nào.
- Chia sẻ kết quả tự tra sơ bộ, kể cả những đối chứng bạn thấy đáng lo, để người tra không làm lại phần bạn đã làm.
- Nói rõ mức độ đã đầu tư vào tên, vì điều này ảnh hưởng tới kiến nghị: đổi tên sớm hay cố giữ.
- Hỏi trước báo cáo sẽ gồm những phần nào, có kết luận và kiến nghị không, giao trong bao lâu.
Khi nhận báo cáo, đừng chỉ đọc dòng kết luận. Đọc phần lý do để hiểu vì sao một đối chứng bị coi là nguy hiểm hay không. Hiểu lý do, bạn sẽ đặt tên lần sau tốt hơn.
Những kỳ vọng sai khi thuê tra cứu
Báo cáo dài là báo cáo tốt. Một báo cáo liệt kê vài trăm kết quả mà không phân loại thì chỉ chuyển gánh nặng đọc sang bạn. Báo cáo có giá trị là báo cáo chọn ra vài đối chứng thật sự đáng lo và nói rõ vì sao, kèm kiến nghị cụ thể.
Người tra chịu trách nhiệm nếu đơn bị từ chối. Người làm nghề chịu trách nhiệm về sự cẩn trọng trong phạm vi công việc đã thoả thuận, không phải về quyết định của Cục. Nếu bạn muốn rõ trách nhiệm, hãy đọc kỹ phạm vi dịch vụ trước khi đặt yêu cầu.
Tra chuyên sâu một lần là dùng được mãi. Báo cáo phản ánh dữ liệu tại ngày tra. Nếu bạn để vài tháng mới nộp đơn hay mới ra mắt, các đơn mới công bố trong thời gian đó không có trong báo cáo. Một lần tự tra lại ngay trước khi nộp là bước rẻ và cần.
Lời hứa chắc chắn được cấp là dấu hiệu tốt. Ngược lại, đó là dấu hiệu nên thận trọng. Không ai ngoài Cục quyết định việc cấp văn bằng, và người trong nghề nghiêm túc luôn nói bằng mức khả năng kèm lý do.
Tra cứu miễn phí đi kèm dịch vụ trọn gói thì không cần tra lại. Một lần tra cứu được tặng kèm thường là tra sơ bộ để mở đầu cho việc nộp đơn. Bạn nên hỏi rõ phạm vi của nó, đừng mặc định đó là tra cứu chuyên sâu có đánh giá.
Câu hỏi thường gặp
Tự tra cứu nhãn hiệu có đủ để nộp đơn không?
Đủ để nộp, vì luật không bắt buộc tra cứu. Nhưng tự tra sơ bộ thường bỏ sót biến thể, phần hình và hàng hoá liên quan. Nếu tên có giá trị lớn với bạn, nên cân nhắc thêm một lần tra chuyên sâu trước khi nộp.
Tra cứu chuyên sâu mất bao lâu?
Tuỳ nơi thực hiện, độ phức tạp của nhãn và số nhóm hàng hoá cần tra. Bạn nên hỏi thời gian giao báo cáo ngay khi đặt yêu cầu và tính khoảng đó vào kế hoạch đặt tên, đừng để tới sát ngày in bao bì mới yêu cầu.
Báo cáo tra cứu chuyên sâu kết luận khả năng cao thì có chắc được cấp không?
Không chắc. Báo cáo là ý kiến chuyên môn dựa trên dữ liệu tại thời điểm tra. Có những đơn chưa công bố, và thẩm định viên có thể đánh giá khác. Mức khả năng cao chỉ cho biết rủi ro thấp hơn.
Có cần tra chuyên sâu cho mỗi nhóm hàng hoá riêng không?
Thường phạm vi tra được xác định theo các nhóm bạn yêu cầu. Nếu sản phẩm trải nhiều nhóm, hãy liệt kê đủ ngay từ đầu để người tra xét cả các nhóm liên quan, tránh phải yêu cầu bổ sung sau.
Người tự nộp đơn có nhờ tra cứu chuyên sâu riêng được không?
Được. Bạn có thể nhờ tra cứu và đánh giá, rồi tự nộp đơn. Nhiều người chọn cách này khi đã quen thủ tục nhưng muốn có ý kiến chuyên môn về khả năng trùng trước khi bỏ tiền nộp đơn.
Cục Sở hữu trí tuệ có nhận tra cứu theo yêu cầu không?
Có những hình thức cung cấp thông tin, tra cứu theo yêu cầu liên quan tới sở hữu công nghiệp. Hình thức, phạm vi và chi phí áp dụng có thể thay đổi, bạn nên xem thông tin hiện hành trên cổng thông tin chính thức của Cục.