Trước một lần tra nghiêm túc, hãy lập danh sách nhóm theo ba vòng: vòng lõi gồm nhóm của những gì đang bán, vòng mở rộng gồm nhóm của những gì có kế hoạch làm trong vài năm tới, và vòng rủi ro gồm các nhóm lân cận nơi nhãn trùng có thể cản đường bạn. Mỗi vòng được tra với độ kỹ khác nhau. Danh sách này biến việc tra từ chỗ tuỳ hứng thành một việc có phạm vi rõ ràng, làm xong biết là xong.
Bài hướng dẫn cách thu thập thông tin đầu vào, mẫu phiếu danh sách nhóm, các bước lập và thu gọn danh sách, kèm một ví dụ giả định cho một hợp tác xã nhỏ. Phiếu này dùng cho việc tra cứu; việc chọn nhóm nào để nộp đơn là quyết định riêng, thường hẹp hơn danh sách tra.
Vì sao cần một danh sách nhóm viết ra giấy
Phần lớn người tự tra làm theo cảm tính: nghĩ ra nhóm nào tra nhóm đó, thấy ổn thì dừng. Cách này có hai vấn đề. Thứ nhất, nó phụ thuộc hoàn toàn vào việc người tra nghĩ ra được gì trong lúc ngồi trước máy, mà lúc đó người ta thường chỉ nghĩ tới sản phẩm đang làm. Thứ hai, không ai kiểm lại được, kể cả chính người tra vài tháng sau.
Một danh sách viết ra trước khi tra giải quyết cả hai. Nó buộc bạn ngồi nghĩ về toàn bộ hoạt động của cơ sở, hiện tại lẫn tương lai, khi đầu óc chưa bị cuốn vào kết quả tìm kiếm. Và nó để lại dấu vết: ai đọc phiếu cũng biết bạn đã tra những gì, chưa tra những gì.
Danh sách nhóm cũng là cầu nối giữa người kinh doanh và người làm nghề. Khi nhờ tra chuyên sâu hoặc nộp đơn, một danh sách có lý do rõ ràng giúp cuộc trao đổi ngắn gọn và chính xác hơn rất nhiều so với việc kể lại hoạt động kinh doanh bằng lời.
Ba vòng của danh sách
Vòng lõi: những gì đang bán. Gồm nhóm của các sản phẩm, dịch vụ đang mang lại doanh thu dưới cái tên này. Đây là vòng phải tra kỹ nhất, đọc cả kết quả trùng lẫn gần giống, so danh mục từng nhãn. Vướng mắc ở vòng lõi là vướng mắc hiện tại, không phải giả định.
Vòng mở rộng: những gì đã có kế hoạch. Gồm nhóm của sản phẩm, dịch vụ mà bạn đã tính khá cụ thể sẽ làm trong vài năm tới. Không phải mọi ý tưởng, chỉ những gì đã có bước chuẩn bị. Tra kỹ vừa phải, ghi kết quả trùng và rất gần.
Vòng rủi ro: nhóm lân cận. Gồm các nhóm không nằm trong kế hoạch nhưng có liên hệ thương mại với vòng lõi: sản phẩm bán kèm, dịch vụ phục vụ sản phẩm, nguyên liệu bán riêng. Nhãn trùng ở đây có thể gây nhầm lẫn với những gì bạn đang bán. Tra để tìm trùng hoặc rất gần.
Ngoài ba vòng. Mọi nhóm còn lại chỉ cần một lượt tra không lọc nhóm để phát hiện những nhãn nổi bật, đặc biệt nhãn có thể là nhãn nổi tiếng hoặc của một chủ đang có mặt ở rất nhiều nhóm.
Thu thập thông tin đầu vào
Danh sách nhóm chỉ tốt bằng thông tin bạn đưa vào. Trước khi mở bảng phân loại, gom đủ các thông tin sau, tốt nhất là hỏi cả những người trực tiếp bán hàng.
- Danh sách sản phẩm, dịch vụ đang bán, kèm tên gọi cụ thể và tỷ trọng doanh thu ước chừng.
- Các kênh bán: cửa hàng, sàn thương mại điện tử, mạng xã hội, đại lý, xuất khẩu. Kênh bán giúp lộ ra dịch vụ bán lẻ, bán buôn cần tra.
- Dịch vụ đi kèm: giao hàng, lắp đặt, bảo hành, hướng dẫn sử dụng, lớp học, tham quan.
- Kế hoạch đã có bước chuẩn bị: sản phẩm mới đang thử, mặt bằng đang thương lượng, hợp đồng gia công đang bàn.
- Ý tưởng của đội ngũ chưa có kế hoạch. Ghi riêng, không đưa vào vòng mở rộng, nhưng giữ để xem lại sau.
- Những tên đang được dùng song song: tên cơ sở, tên dòng sản phẩm, tên ứng dụng, tên chương trình. Mỗi tên có thể cần một danh sách riêng.
Đừng bỏ qua dòng cuối. Nhiều cơ sở chỉ lập danh sách cho tên cơ sở, rồi quên rằng tên dòng sản phẩm in to nhất trên bao bì mới là tên khách nhớ.
Mẫu phiếu danh sách nhóm
Mẫu dưới đây là gợi ý; bạn có thể kẻ trên giấy hoặc bảng tính. Mỗi dòng là một sản phẩm, dịch vụ hoặc một liên hệ dẫn tới nhóm cần tra.
| Cột | Ghi gì | Ví dụ cách ghi |
|---|---|---|
| Tên đang tra | Chính xác tên, kèm biến thể cần tra | Tên chính; dạng không dấu; dạng viết liền |
| Sản phẩm, dịch vụ | Tên gọi cụ thể, không ghi tên ngành | Mật ong rừng đóng chai |
| Vòng | Lõi, mở rộng hay rủi ro | Lõi |
| Nhóm | Số nhóm theo bảng hiện hành | 30 |
| Lý do | Vì sao có dòng này | Sản phẩm chính, chiếm phần lớn doanh thu |
| Độ kỹ | Đọc kỹ, trùng và rất gần, hay chỉ nhìn qua | Đọc kỹ |
| Kết quả | Ngày tra, số kết quả, nhãn đáng chú ý | Ghi sau khi tra |
Phiếu càng đơn giản càng dễ được dùng lại. Đừng cố đưa vào quá nhiều cột; quan trọng nhất là lý do và độ kỹ, vì đó là hai thứ người khác cần để hiểu và kiểm lần tra của bạn.
Các bước lập danh sách
Với thông tin đầu vào đã có, lập danh sách theo trình tự dưới đây.
- Ghi từng sản phẩm, dịch vụ đang bán vào phiếu, đánh dấu vòng lõi, dò nhóm cho từng dòng.
- Ghi các kế hoạch đã có bước chuẩn bị, đánh dấu vòng mở rộng, dò nhóm.
- Với mỗi dòng ở vòng lõi, hỏi: có sản phẩm bán kèm, dịch vụ phục vụ, nguyên liệu bán riêng nào liên quan không. Mỗi câu trả lời là một dòng vòng rủi ro.
- Gộp các dòng trùng nhóm, giữ lại lý do của tất cả các dòng đã gộp.
- Gán độ kỹ cho từng nhóm theo vòng của nó; nếu một nhóm thuộc nhiều vòng, lấy độ kỹ cao nhất.
- Ghi thêm một dòng cuối: tra không lọc nhóm với đúng tên, chỉ nhìn qua.
Sau bước bốn, nhiều cơ sở ngạc nhiên vì danh sách gọn hơn họ nghĩ: các sản phẩm khác nhau hoá ra rơi vào cùng vài nhóm. Ngược lại, có cơ sở tưởng mình chỉ làm một thứ lại thấy danh sách dài ra vì dịch vụ đi kèm.
Ví dụ giả định: hợp tác xã mật ong ở Đắk Lắk
Một hợp tác xã nuôi ong ở Đắk Lắk bán mật ong đóng chai qua cửa hàng và mạng xã hội, đang thử làm son dưỡng môi từ sáp ong, và đã có kế hoạch đón khách tham quan trại ong vào mùa hoa cà phê. Tên định dùng là tên chung cho cả hợp tác xã và các sản phẩm.
Vòng lõi: mật ong thường ở nhóm 30; việc bán hàng qua cửa hàng và mạng xã hội của chính hợp tác xã chủ yếu là bán sản phẩm của mình, nhưng nếu cửa hàng bán thêm sản phẩm của nông hộ khác thì cần tra nhóm 35. Vòng mở rộng: son dưỡng môi ở nhóm 3; dịch vụ tham quan, trải nghiệm có thể chạm nhóm 39 cho tổ chức chuyến tham quan, nhóm 41 cho hoạt động giáo dục trải nghiệm, và nhóm 43 nếu có phục vụ ăn uống. Vòng rủi ro: sáp ong thô bán riêng thường ở nhóm 4; các sản phẩm như phấn hoa, sữa ong chúa có thể ở nhóm 30 hoặc nhóm 5 tuỳ cách giới thiệu; đồ uống từ mật ong có thể chạm nhóm 32.
Danh sách cuối cùng có khoảng tám nhóm, mỗi nhóm một độ kỹ. Hợp tác xã tra trong hai buổi, phát hiện một nhãn gần giống ở nhóm 3 cho mỹ phẩm, và quyết định đặt tên dòng riêng cho son dưỡng trong khi giữ tên hợp tác xã cho mật ong. Ví dụ này không phải mẫu phải theo, mà cho thấy danh sách giúp phát hiện vướng mắc ở đúng phần sắp đầu tư.
Thu gọn danh sách khi quá dài
Gộp theo nhóm, không theo sản phẩm. Mười sản phẩm có thể chỉ là ba nhóm. Tra theo nhóm, rồi khi đọc kết quả mới đối chiếu với từng sản phẩm.
Đẩy ý tưởng chưa chắc ra ngoài. Những gì chưa có bước chuẩn bị nào không thuộc vòng mở rộng. Giữ chúng trong một danh sách chờ, tra khi ý tưởng thành kế hoạch.
Hạ độ kỹ ở vòng rủi ro. Ở vòng rủi ro, chỉ ghi kết quả trùng hoặc rất gần. Đọc kỹ từng nhãn gần giống ở mọi nhóm lân cận là cách nhanh nhất để không bao giờ tra xong.
Tách danh sách theo tên. Nếu có nhiều tên, mỗi tên một danh sách. Gộp chung khiến phiếu rối và dễ bỏ sót tên phụ.
Đừng cắt ở vòng lõi. Khi cần thu gọn, hãy cắt từ ngoài vào trong: danh sách chờ trước, rồi giảm độ kỹ ở vòng rủi ro, sau đó mới xem lại vòng mở rộng. Vòng lõi là phần không được cắt, vì mọi vướng mắc ở đó đều là vướng mắc thật đang tồn tại.
Cập nhật danh sách theo thời gian
Danh sách nhóm là tài liệu sống. Mỗi lần cơ sở thêm một sản phẩm, mở một kênh bán, ký một hợp đồng gia công, danh sách có thể phải thêm dòng. Mỗi lần một kế hoạch bị huỷ, dòng tương ứng có thể chuyển về danh sách chờ. Giữ danh sách cùng chỗ với các giấy tờ kinh doanh quan trọng khác để ai trong cơ sở cũng tìm được.
Bên cạnh thay đổi của chính bạn, còn có thay đổi từ bên ngoài. Bảng phân loại được sửa đổi định kỳ, có lúc chuyển sản phẩm sang nhóm khác hoặc thêm sản phẩm mới vào danh mục. Khi tra lại sau một thời gian dài, hãy dò lại nhóm cho những dòng quan trọng thay vì tin hoàn toàn vào phiếu cũ.
Một thói quen gọn là gắn việc xem lại danh sách với một mốc cố định trong năm của cơ sở, như lúc lập kế hoạch kinh doanh năm mới hay trước mùa bán hàng lớn. Lần xem lại thường chỉ mất một buổi, nhưng giữ cho mọi lần tra sau đó luôn đứng trên một phạm vi đúng với hoạt động thật.
Câu hỏi thường gặp
Danh sách nhóm cần tra khác danh sách nhóm nộp đơn thế nào?
Danh sách tra thường rộng hơn, vì nó gồm cả vòng rủi ro và vòng mở rộng để biết cái tên có bị chặn ở đâu. Danh sách nộp đơn là quyết định riêng về những nhóm bạn muốn được bảo hộ, thường hẹp hơn tuỳ kế hoạch và ngân sách.
Kế hoạch mở rộng bao xa thì nên đưa vào danh sách?
Nên đưa những gì đã có bước chuẩn bị cụ thể, thường trong vài năm tới. Ý tưởng chưa có kế hoạch thì ghi riêng vào danh sách chờ và tra khi nó trở thành kế hoạch thật.
Danh sách bao nhiêu nhóm là hợp lý?
Không có con số chuẩn. Cơ sở làm một loại sản phẩm có thể chỉ cần ba bốn nhóm, cơ sở có nhiều dịch vụ đi kèm có thể cần tám mười nhóm. Điều quan trọng là mỗi nhóm đều có lý do và độ kỹ được ghi rõ.
Có cần lập danh sách riêng cho tên dòng sản phẩm không?
Nên lập. Tên dòng sản phẩm thường là tên khách nhớ nhất, và phạm vi của nó có thể khác tên cơ sở. Gộp chung dễ khiến tên dòng bị tra thiếu.
Bao lâu thì nên cập nhật danh sách nhóm?
Mỗi khi cơ sở thêm sản phẩm, dịch vụ, kênh bán mới, hoặc trước những quyết định đầu tư lớn như in bao bì số lượng lớn, mở điểm bán mới. Ngoài ra nên xem lại định kỳ vì bảng phân loại cũng được sửa đổi theo thời gian.