Trước khi nộp hồ sơ thành lập, bạn tra phần tên riêng định dùng trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để xem đã có doanh nghiệp nào mang tên trùng hoặc dễ bị coi là gây nhầm lẫn hay chưa. Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ từ chối tên vi phạm quy tắc này, nên tra trước giúp hồ sơ không bị trả về và bạn không phải đặt lại tên khi đã làm xong logo.
Bài này đi vào phần tra: tách tên thế nào để tra, đọc danh sách kết quả ra sao, các kiểu khác biệt nhỏ không đủ để tên được chấp nhận, và chỗ mà cổng đăng ký doanh nghiệp không giúp được bạn. Quy định về tên doanh nghiệp nằm trong Luật Doanh nghiệp và nghị định hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp, đã được sửa đổi trong năm 2025; bạn đối chiếu văn bản hiện hành khi cần trích dẫn cụ thể.
Tên doanh nghiệp gồm những phần nào và phần nào đem đi tra
Tên tiếng Việt của doanh nghiệp gồm hai thành tố theo thứ tự: loại hình doanh nghiệp (công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân) và tên riêng. Tên riêng viết bằng chữ cái tiếng Việt, có thể kèm các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu. Nhiều doanh nghiệp còn chèn thêm ngành nghề hoặc địa danh vào giữa, ví dụ "Công ty TNHH Thực phẩm ... ", hay đặt thêm tên tiếng nước ngoài và tên viết tắt.
Khi tra trùng, phần quyết định là tên riêng. Loại hình doanh nghiệp không giúp phân biệt: hai doanh nghiệp cùng tên riêng, một bên là công ty TNHH, một bên là công ty cổ phần, vẫn bị coi là trùng. Ngành nghề chung chung như "thương mại", "dịch vụ", "đầu tư" cũng thường không đủ làm khác đi. Vì vậy khi gõ vào ô tìm kiếm, bạn tra chính phần tên riêng, rồi tra thêm vài biến thể.
Nếu bạn định đăng ký cả tên tiếng nước ngoài và tên viết tắt, hãy tra cả hai. Tên tiếng nước ngoài thường là bản dịch của tên tiếng Việt; tên viết tắt thường ngắn, ba bốn chữ cái, nên khả năng trùng rất cao. Nhiều hồ sơ qua được phần tên tiếng Việt nhưng bị yêu cầu sửa vì tên viết tắt trùng với một doanh nghiệp khác.
Tra trên cổng đăng ký doanh nghiệp từng bước
Giao diện cổng có thể thay đổi; các bước dưới mô tả chức năng tìm kiếm thông tin doanh nghiệp theo tên, có trên trang chính thức của cổng.
- Viết ra phần tên riêng chính xác bạn định dùng, có dấu, đúng khoảng trắng. Nếu tên có chữ số hay ký hiệu, ghi cả bản có và bản không có ký hiệu.
- Vào phần tra cứu thông tin doanh nghiệp, gõ phần tên riêng. Không gõ cả loại hình doanh nghiệp, vì như vậy danh sách bị lọc hẹp và bạn bỏ sót các doanh nghiệp khác loại hình.
- Đọc danh sách kết quả: chú ý cột tên doanh nghiệp đầy đủ, mã số doanh nghiệp, tình trạng hoạt động. Mở các kết quả gần nhất để xem tên tiếng nước ngoài, tên viết tắt và địa chỉ trụ sở.
- Tra lại với bản không dấu, bản viết liền và bản tách chữ của tên riêng. Cổng có thể xử lý dấu và khoảng trắng khác với cách bạn nghĩ.
- Tra riêng tên viết tắt và tên tiếng nước ngoài dự định.
- Ghi lại các doanh nghiệp có tên gần giống, kèm tình trạng hoạt động và ngành nghề chính nếu thấy được, chụp màn hình có ngày giờ.
- Đối chiếu từng kết quả gần giống với các kiểu tên gây nhầm lẫn ở mục dưới để quyết định giữ, sửa hay bỏ tên.
Nếu phần mềm nộp hồ sơ trực tuyến có chức năng kiểm tên tự động khi bạn khai, hãy dùng thêm chức năng đó, nhưng đừng coi đó là bước duy nhất: phần kiểm tự động bắt được tên trùng y hệt dễ hơn là các kiểu gây nhầm lẫn.
Các kiểu khác biệt nhỏ thường không đủ để tên được chấp nhận
Quy định về tên gây nhầm lẫn liệt kê nhiều trường hợp hai tên riêng chỉ khác nhau một chút. Bảng dưới gom các kiểu thường gặp khi tra, minh hoạ bằng tên giả định "Sao Mai"; bạn đối chiếu danh sách đầy đủ trong văn bản hiện hành.
| Kiểu khác biệt | Ví dụ giả định so với "Sao Mai" | Thường bị đánh giá thế nào |
|---|---|---|
| Đọc giống nhau | Xao Mai, Sao May | Dễ bị coi là gây nhầm lẫn |
| Viết tắt trùng với tên viết tắt đã có | SM trùng tên viết tắt của doanh nghiệp khác | Dễ bị yêu cầu sửa tên viết tắt |
| Chỉ khác ký hiệu | Sao-Mai, Sao & Mai | Dễ bị coi là gây nhầm lẫn |
| Chỉ thêm số hoặc chữ cái | Sao Mai 1, Sao Mai A | Dễ bị coi là gây nhầm lẫn |
| Thêm "tân" phía trước hoặc "mới" phía sau | Tân Sao Mai, Sao Mai Mới | Dễ bị coi là gây nhầm lẫn |
| Thêm tên vùng, hướng | Sao Mai Miền Nam, Sao Mai Phía Bắc | Dễ bị coi là gây nhầm lẫn |
| Tên tiếng nước ngoài trùng | Morning Star trùng tên tiếng nước ngoài của doanh nghiệp khác | Dễ bị yêu cầu sửa tên tiếng nước ngoài |
Có một số ngoại lệ, ví dụ doanh nghiệp là công ty con của doanh nghiệp đã đăng ký tên đó; các ngoại lệ được nêu cụ thể trong văn bản. Nếu bạn rơi vào vùng này, hỏi trực tiếp Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở trước khi nộp.
Đọc kết quả: những chi tiết dễ đọc sai
Doanh nghiệp đã giải thể, bị thu hồi giấy chứng nhận. Tên của doanh nghiệp đã chấm dứt tồn tại có thể vẫn hiện trong danh sách. Quy định về việc dùng lại tên của doanh nghiệp đã giải thể hay phá sản có những điều kiện riêng và từng được sửa đổi; đừng tự suy ra là dùng được ngay, hãy hỏi cơ quan đăng ký.
Doanh nghiệp đang tạm ngừng kinh doanh. Tạm ngừng không làm mất tên. Một doanh nghiệp tạm ngừng hai năm vẫn là doanh nghiệp có tên trong cơ sở dữ liệu, tên mới trùng sẽ bị từ chối.
Kết quả ở tỉnh khác. Tên doanh nghiệp được xét trùng trên phạm vi cả nước, không chỉ trong tỉnh bạn đặt trụ sở. Thấy một doanh nghiệp trùng tên ở Lào Cai khi bạn ở Đồng Nai không có nghĩa là bạn được dùng.
Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh. Tên chi nhánh thường mang tên doanh nghiệp mẹ kèm cụm từ chỉ chi nhánh. Khi gặp kết quả là chi nhánh, bạn mở ra để biết doanh nghiệp mẹ là ai, vì đó mới là tên cần so.
Hộ kinh doanh không nằm trong cùng danh sách. Hộ kinh doanh đăng ký ở cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã và quy tắc trùng tên của hộ khác với doanh nghiệp. Cổng tra doanh nghiệp không cho biết tiệm cùng tên ở đầu ngõ nhà bạn đã đăng ký hộ kinh doanh hay chưa.
Ví dụ giả định: ba người bạn mở công ty nội thất ở Bắc Ninh
Ví dụ giả định: ba người bạn định lập công ty trách nhiệm hữu hạn kinh doanh nội thất gỗ ở Bắc Ninh, chọn tên riêng là một từ ghép hai âm tiết gợi hình ảnh cây rừng. Họ tra phần tên riêng trên cổng và thấy không có doanh nghiệp nào trùng y hệt. Nhưng khi tra bản không dấu, danh sách hiện ra một công ty cổ phần ở Thái Nguyên có tên riêng chỉ khác một dấu thanh, đọc gần như giống hệt; công ty này vẫn đang hoạt động.
Theo bảng các kiểu khác biệt nhỏ, tên đọc giống nhau dễ bị coi là gây nhầm lẫn, dù hai công ty khác loại hình, khác tỉnh. Nhóm quyết định không mạo hiểm với tên đó. Họ chuyển sang tên dự phòng thứ hai, tra lại theo đủ các biến thể có dấu, không dấu, viết liền, rồi tra thêm tên viết tắt ba chữ cái và thấy đã có hai doanh nghiệp dùng đúng ba chữ cái này làm tên viết tắt. Họ giữ tên tiếng Việt, đổi tên viết tắt thành bốn chữ cái, tra lại thấy trống.
Bước cuối cùng, họ tách phần tên riêng ra để tra cơ sở dữ liệu nhãn hiệu trong nhóm đồ nội thất và nhóm dịch vụ bán lẻ, không thấy nhãn trùng. Lúc đó họ mới nộp hồ sơ và đặt thiết kế logo. Điều đáng chú ý trong ví dụ này là chỗ vướng không nằm ở tên tiếng Việt có dấu mà ở bản không dấu và tên viết tắt, hai thứ người ta hay quên tra.
Cổng đăng ký doanh nghiệp không cho biết điều gì
Kết quả "chưa có doanh nghiệp nào trùng" chỉ trả lời câu hỏi về sổ đăng ký doanh nghiệp. Nó không cho biết phần tên riêng của bạn có trùng hoặc tương tự nhãn hiệu đã được bảo hộ hay không. Phòng Đăng ký kinh doanh không có trách nhiệm tra sổ nhãn hiệu khi xét tên, nên một tên được chấp nhận vẫn có thể xâm phạm quyền nhãn hiệu của người khác.
Quy định về đăng ký doanh nghiệp cũng có nguyên tắc: không được dùng nhãn hiệu, tên thương mại đã được bảo hộ của người khác để cấu thành tên riêng của doanh nghiệp nếu không được đồng ý. Khi chủ nhãn hiệu phát hiện và có kết luận của cơ quan có thẩm quyền về việc tên doanh nghiệp xâm phạm, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu đổi tên. Lúc đó cái giá là in lại hoá đơn, con dấu (nếu dùng), biển hiệu, hợp đồng, tài khoản ngân hàng, giấy phép con.
Vì thế, sau khi tra cổng đăng ký doanh nghiệp, bạn tách phần tên riêng ra và tra trên cơ sở dữ liệu nhãn hiệu của Cục Sở hữu trí tuệ, trong nhóm hàng hoá, dịch vụ mà công ty định kinh doanh. Bài về tách phần tên riêng của tên công ty để tra nhãn hiệu trong danh mục này đi vào chi tiết bước đó.
Chuẩn bị phương án dự phòng trước khi nộp hồ sơ
Kể cả khi đã tra kỹ, tên vẫn có thể bị cơ quan đăng ký đánh giá khác bạn. Chuẩn bị sẵn những thứ sau giúp bạn không phải dừng cả quá trình thành lập:
- Hai đến ba phần tên riêng dự phòng, đã tra trước trên cả cổng đăng ký doanh nghiệp lẫn cơ sở dữ liệu nhãn hiệu.
- Thứ tự ưu tiên giữa các tên, được các thành viên sáng lập đồng ý từ trước, để khi tên đầu bị từ chối không phải họp lại.
- Tên tiếng nước ngoài và tên viết tắt tương ứng cho từng phương án, cũng đã tra.
- Chưa đặt in biển hiệu, hoá đơn, danh thiếp khi chưa có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với tên chính thức.
- Một bản ghi chép kết quả tra kèm ngày giờ, để khi cơ quan đăng ký hỏi lại, bạn biết mình đã thấy những doanh nghiệp nào.
Phòng Đăng ký kinh doanh nay thuộc Sở Tài chính ở cấp tỉnh (trước đây thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư). Nếu tên rơi vào vùng chưa rõ, bạn có thể hỏi trực tiếp nơi tiếp nhận hồ sơ trước khi nộp chính thức.
Câu hỏi thường gặp
Tên doanh nghiệp bị xét trùng trong phạm vi tỉnh hay cả nước?
Cả nước. Cơ sở dữ liệu đăng ký doanh nghiệp là hệ thống thống nhất toàn quốc, nên một doanh nghiệp đã đăng ký ở tỉnh khác vẫn làm tên của bạn bị coi là trùng hoặc gây nhầm lẫn.
Chỉ khác loại hình doanh nghiệp, ví dụ TNHH và cổ phần, có được không?
Thường là không. Loại hình doanh nghiệp không được tính là yếu tố phân biệt tên riêng, nên hai doanh nghiệp cùng tên riêng nhưng khác loại hình vẫn bị coi là trùng.
Thêm ngành nghề vào tên có làm tên khác đi không?
Thêm ngành nghề như "thực phẩm", "xây dựng" làm tên đầy đủ khác đi, nhưng phần quyết định vẫn là tên riêng. Nếu tên riêng trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã có, rất dễ bị yêu cầu sửa; bạn nên chọn tên riêng khác hẳn thay vì trông vào phần ngành nghề.
Tên của doanh nghiệp đã giải thể có dùng lại được không?
Có quy định riêng cho trường hợp này và quy định đã từng thay đổi. Bạn đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở, đồng thời vẫn tra nhãn hiệu vì người khác có thể đã đăng ký nhãn hiệu cho tên đó.
Tra cổng đăng ký doanh nghiệp thấy trống thì có cần tra nhãn hiệu nữa không?
Cần. Hai hệ thống độc lập. Tên công ty được chấp nhận vẫn có thể trùng nhãn hiệu đã được bảo hộ, và chủ nhãn hiệu có quyền yêu cầu xử lý khi tên doanh nghiệp xâm phạm.
Tên viết tắt có phải tra không?
Có. Tên viết tắt ngắn nên rất dễ trùng với tên viết tắt của doanh nghiệp khác. Nhiều hồ sơ phải sửa chính vì phần này, trong khi tên tiếng Việt không có vấn đề gì.