Khi tra ra nhãn trùng sau khi đã in bao bì, làm biển hiệu, việc đầu tiên là ngừng mọi đơn đặt in mới với cái tên đó, rồi mới đánh giá mức rủi ro và kiểm kê những gì đã gắn tên; đừng để khoản đã chi quyết định thay cho đánh giá rủi ro. Thứ tự xử lý đúng giúp bạn không tiêu thêm tiền vào một cái tên có thể phải bỏ, và không bỏ một cái tên có thể giữ được.
Bài này dành cho người phát hiện vấn đề trước khi có ai lên tiếng, tức là chưa nhận thư cảnh báo, chưa bị khiếu nại trên sàn. Nếu bạn đã nhận yêu cầu từ chủ nhãn có trước, lộ trình chuyển đổi và việc xử lý hàng tồn trở thành chuyện thương lượng với họ, và nên có người làm nghề đi cùng. Ví dụ trong bài là ví dụ giả định.
Bảy việc làm theo thứ tự trong những ngày đầu
Trong những ngày đầu, cảm giác tiếc tiền dễ khiến người ta chọn ngay hướng "cứ dùng tiếp". Làm theo thứ tự dưới đây để quyết định dựa trên thông tin chứ không dựa trên cảm giác.
- Báo cho nhà in, đơn vị làm biển, người thiết kế tạm dừng mọi đơn hàng mới có cái tên, kể cả đơn đã đặt cọc nếu còn kịp.
- Ngừng chạy quảng cáo trả tiền mang cái tên, vì quảng cáo làm tên lan rộng thêm mỗi ngày và làm tăng khả năng chủ nhãn có trước để ý.
- Lưu kết quả tra cứu đã ra trùng: ngày tra, từ khoá, bản ghi đối chứng, danh mục và tình trạng của nhãn kia.
- Đánh giá mức rủi ro theo ba trục: dấu hiệu giống tới đâu, hàng hoá gần tới đâu, nhãn kia còn hiệu lực và đang được dùng không.
- Kiểm kê mọi chỗ cái tên đã xuất hiện, ghi số lượng và mức độ khó thay của từng hạng mục.
- Chọn hướng xử lý: giữ tên với điều kiện, sửa tên, hay đổi hẳn; nếu rủi ro ở vùng xám, hỏi người làm nghề trước khi chọn.
- Lập lộ trình chuyển đổi có ngày cụ thể cho từng hạng mục, bắt đầu từ những hạng mục rẻ và dễ thay nhất.
Bước 1 và 2 nên làm ngay trong ngày, vì mỗi ngày trôi qua là thêm một lô bao bì hoặc thêm một lượt người thấy tên. Các bước còn lại có thể làm trong vài ngày tới một tuần.
Kiểm kê những gì đã gắn tên
Bảng dưới gợi ý cách chia các hạng mục theo mức khó thay. Mỗi doanh nghiệp có danh sách khác nhau; điều quan trọng là thấy được toàn bộ, không bỏ sót.
| Hạng mục | Mức khó thay | Gợi ý xử lý nếu phải đổi |
|---|---|---|
| Ảnh đại diện, tên trang mạng xã hội, gian hàng trên sàn | Thấp | Đổi sớm nhất; một số nền tảng giới hạn số lần đổi tên trang, cần kiểm tra trước |
| Tệp thiết kế, mẫu in chưa in | Thấp | Sửa ngay, không in thêm theo bản cũ |
| Tem, nhãn dán rời | Trung bình | In lại lô nhỏ với tên mới; tem cũ ngừng dùng |
| Bao bì in liền đã có trong kho | Cao | Xem có thể dán đè phần tên mà vẫn đúng quy định ghi nhãn hàng hoá không; nếu không, cân nhắc huỷ |
| Biển hiệu, bảng quầy, đồng phục | Cao | Lên lịch thay; tạm che phần tên nếu rủi ro cao |
| Tên miền, địa chỉ thư điện tử | Trung bình | Đăng ký tên miền mới, giữ tên miền cũ chuyển hướng một thời gian nếu không gây nhầm với nhãn kia |
| Hợp đồng, hoá đơn, giấy tờ giao dịch | Thấp | Không cần sửa giấy tờ cũ; giấy tờ mới dùng tên mới |
Khi dán đè hay sửa bao bì, nhớ rằng nhãn hàng hoá có những nội dung bắt buộc theo quy định hiện hành. Phần dán đè không được che mất những nội dung đó và không được làm sai lệch thông tin về sản phẩm.
Ba kịch bản theo mức rủi ro
Rủi ro thấp: nhãn kia ở ngành rất xa, hoặc phần trùng chỉ là từ mô tả chung. Bạn có thể dùng hết bao bì đã in và giữ tên, nhưng nên lưu hồ sơ đánh giá, theo dõi nhãn kia định kỳ và nộp đơn cho tên của mình sớm. Nếu có nghi ngờ, một ý kiến của người làm nghề là khoản đầu tư nhỏ để yên tâm.
Vùng xám: dấu hiệu khá giống, hàng hoá có liên quan nhưng không trùng. Đây là kịch bản cần người làm nghề đánh giá nhất. Trong lúc chờ, không in thêm, tiếp tục bán hàng đã có ở quy mô hiện tại, không mở rộng kênh mới với cái tên. Chuẩn bị sẵn tên thay thế để có thể chuyển nhanh khi cần.
Rủi ro cao: tên gần như trùng, cùng loại hàng, nhãn kia đang hoạt động. Chuyển sang tên mới càng sớm càng tốt. Bao bì đã in có thể phải xử lý bằng cách dán đè hoặc huỷ; tiếp tục bán hàng mang tên trùng có thể bị coi là xâm phạm và làm thiệt hại lớn hơn số bao bì bạn tiếc.
Bao bì đã in: dùng nốt, dán đè hay huỷ
Câu hỏi khó nhất trong tình huống này thường là số bao bì đã in. Không có công thức chung, nhưng có một cách nghĩ giúp quyết nhanh: so giá trị lô bao bì với hậu quả nếu bị yêu cầu gỡ hàng giữa chừng. Khi bị yêu cầu gỡ, bạn không chỉ mất bao bì mà còn mất hàng đang lưu thông, mất kênh bán, mất thời gian xử lý, và có thể phải bồi thường. Nếu rủi ro cao, con số này luôn lớn hơn giá trị lô bao bì.
Dán đè là giải pháp trung gian phổ biến: in một nhãn dán mang tên mới, dán lên vị trí tên cũ. Cách này chỉ ổn khi nhãn dán che kín phần tên cũ, không che các nội dung bắt buộc, và không khiến bao bì trông cẩu thả đến mức làm hỏng hình ảnh sản phẩm. Với bao bì có tên cũ in ở nhiều mặt hoặc in chìm vào thiết kế, dán đè thường không khả thi.
Nếu phải huỷ bao bì, hãy làm có biên bản nội bộ, ghi số lượng và lý do. Đó là chi phí thật của doanh nghiệp, và là bài học để lần sau tra cứu trước khi đặt in. Đừng bán bao bì cũ cho người khác dùng, vì ai dùng nó cũng mang cùng rủi ro.
Biển hiệu và các kênh trực tuyến: đổi theo thứ tự nào
Kênh trực tuyến nên đổi trước biển hiệu, vì nó lan nhanh và dễ bị chủ nhãn có trước phát hiện nhất. Một trang bán hàng trên sàn mang tên trùng có thể bị khiếu nại và gỡ trong thời gian ngắn, kéo theo mất đánh giá, mất lịch sử bán hàng. Đổi tên gian hàng chủ động trước khi bị khiếu nại giúp bạn giữ được những thứ đó.
Biển hiệu tốn kém hơn và cần thời gian làm. Trong lúc chờ, nếu rủi ro cao, có thể tạm che phần tên bằng một tấm phủ trơn hoặc một biển tạm với tên mới. Khách quen tìm bạn bằng địa chỉ và thói quen nhiều hơn bằng tên, nên giai đoạn chuyển tiếp ngắn thường không làm mất khách như bạn lo.
Tên miền là hạng mục dễ bị quên. Nếu tên miền chứa đúng phần trùng, nó cũng có thể bị chủ nhãn có trước yêu cầu xử lý. Nên đăng ký tên miền mới theo tên mới và, nếu giữ tên miền cũ một thời gian để chuyển hướng khách, hãy cân nhắc liệu việc đó có tiếp tục gắn bạn với cái tên trùng hay không.
Nói gì với khách hàng, nhà phân phối và đối tác
Khi đổi tên giữa chừng, người ngoài thường không cần biết lý do chi tiết. Với khách hàng, một thông điệp ngắn là đủ: sản phẩm vẫn vậy, người làm vẫn vậy, chỉ có tên mới. Bạn không cần, và không nên, nêu tên nhãn đã trùng hay kể chuyện tra cứu; điều đó vừa không giúp gì cho khách, vừa có thể bị hiểu như một lời bình phẩm về doanh nghiệp khác.
Với nhà phân phối, đại lý, điểm bán ký gửi, cần cụ thể hơn: từ ngày nào hàng mang tên mới, hàng cũ trong kho của họ xử lý thế nào, có đổi lại không, tài liệu bán hàng nào cần thay. Nếu bạn quyết định không tiếp tục bán hàng mang tên cũ vì rủi ro cao, hãy nói rõ điều đó và hỗ trợ họ đổi hàng, vì hàng nằm trên kệ của họ vẫn mang cái tên đang có vấn đề.
Với đối tác in ấn, thiết kế, quảng cáo, hãy thông báo bằng văn bản việc ngừng sử dụng tên cũ để tránh trường hợp một đơn hàng cũ bị in lại theo thói quen. Với người làm nghề sở hữu công nghiệp nếu bạn đã thuê, hãy gửi họ toàn bộ thông tin để họ điều chỉnh hồ sơ đơn. Mỗi bên nhận đúng phần thông tin họ cần là cách giữ quá trình chuyển đổi gọn gàng.
Ví dụ giả định và bài học cho lần sau
Một cơ sở làm hạt điều rang muối ở Đồng Nai đặt in năm nghìn túi zip mang tên "VÀNG ĐIỀU" rồi mới tra cứu khi chuẩn bị nộp đơn. Kết quả cho thấy một nhãn "VÀNG ĐIỀU" kèm hình, đăng ký cho hạt điều chế biến, chủ là một công ty đang bán hàng trên các sàn. Đây là kịch bản rủi ro cao: gần như trùng tên, cùng loại hàng, cùng kênh bán.
Cơ sở dừng in thêm, đổi tên gian hàng trên sàn sang tên mới trong tuần đầu, in một lô nhãn dán tên mới để dán đè lên số túi zip còn lại vì tên cũ chỉ in ở một mặt. Số túi có tên in ở cả hai mặt được tách ra để huỷ. Tổng thiệt hại là một phần lô bao bì và vài tuần chuyển đổi, nhỏ hơn nhiều so với nguy cơ bị khiếu nại gỡ hàng giữa mùa bán Tết.
Bài học được ghi lại cho lần sau: tra cứu trước khi đặt in, đặt lô in đầu tiên ở số lượng nhỏ, và thiết kế bao bì sao cho phần tên nằm ở một vùng dễ thay. Ba thói quen này không tốn kém nhưng giảm đáng kể thiệt hại nếu một ngày cái tên phải đổi.
Câu hỏi thường gặp
Đã in bao bì rồi, dùng hết lô này rồi mới đổi tên được không?
Tuỳ mức rủi ro. Nếu nhãn kia ở ngành rất xa hoặc phần trùng chỉ là từ mô tả, dùng hết lô có thể chấp nhận được. Nếu tên gần như trùng và cùng loại hàng với nhãn đang hoạt động, tiếp tục bán có thể bị coi là xâm phạm; lúc đó nên dán đè hoặc ngừng dùng thay vì cố bán hết.
Dán nhãn đè lên tên cũ trên bao bì có hợp lệ không?
Dán đè được dùng khá phổ biến, nhưng phần dán không được che các nội dung bắt buộc của nhãn hàng hoá và không được làm sai lệch thông tin sản phẩm. Bạn nên đối chiếu quy định về ghi nhãn hàng hoá hiện hành, nhất là với thực phẩm và mỹ phẩm có yêu cầu riêng.
Chưa ai khiếu nại thì có cần đổi gấp không?
Chưa có khiếu nại không có nghĩa là không có rủi ro; có thể chủ nhãn chưa thấy bạn. Mỗi tháng dùng tên, bạn đầu tư thêm vào nó và khả năng bị phát hiện tăng lên. Nếu đánh giá cho thấy rủi ro cao, đổi chủ động bây giờ luôn rẻ hơn đổi theo yêu cầu sau này.
Có nên nộp đơn nhãn hiệu cho tên cũ để giữ quyền trong lúc chờ không?
Không nên nếu tên cũ trùng với một nhãn đã được bảo hộ cho cùng loại hàng. Đơn của bạn rất khó được chấp nhận, và việc nộp đơn có thể khiến chủ nhãn có trước chú ý. Hãy nộp đơn cho tên mới hoặc tên đã sửa sau khi tra sạch.
Đổi tên giữa chừng có làm mất khách không?
Có thể mất một phần nhỏ trong thời gian ngắn, nhưng phần lớn khách quen tìm bạn qua địa chỉ, số điện thoại, trang bán hàng và chất lượng sản phẩm. Thông báo ngắn gọn rằng tên đổi nhưng sản phẩm giữ nguyên, kèm hình ảnh nhận diện quen thuộc như màu sắc, thường đủ để giữ họ.
Làm sao tránh lặp lại tình huống này với sản phẩm sau?
Đưa bước tra cứu nhãn hiệu vào quy trình ra sản phẩm, đặt nó trước bước duyệt thiết kế và đặt in. Đặt lô in đầu tiên ở số lượng nhỏ, và thiết kế bao bì sao cho phần tên dễ thay. Giữ hồ sơ tra cứu cho từng tên đã chọn.