Trước khi gửi file in bao bì hay đặt làm biển hiệu, bạn rà một danh sách kiểm gồm mười ô: nhãn hiệu, tên doanh nghiệp, chỉ dẫn địa lý và tên giống, tên miền, mạng xã hội, kho ứng dụng nếu có, dấu vết sử dụng, biến thể chữ, phần hình, và lưu bằng chứng. Ô nào chưa đánh dấu thì chưa in.
Đặt tên có thể làm trên giấy, sửa bao nhiêu lần cũng được. Từ lúc in, mỗi lần đổi tên là một lần bỏ đi hàng tồn, làm lại khuôn, đặt lại biển. Bài này gom các bước tra trong danh mục thành một danh sách dùng được ngay, chỉ ra thời điểm nên tra lại, và cách để kết quả tra đi cùng hồ sơ thương hiệu của bạn.
Vì sao lúc in ấn là mốc phải dừng lại
Trong vòng đời một cái tên, có vài mốc mà sau đó việc đổi tên đắt lên rõ rệt: đăng ký doanh nghiệp, in bao bì, làm biển hiệu, chạy quảng cáo, nộp đơn nhãn hiệu. Trong đó in bao bì và làm biển hiệu thường là mốc đầu tiên người kinh doanh nhỏ bỏ ra một khoản tiền đáng kể cho chính cái tên. Bao bì in theo số lượng tối thiểu, khuôn bế, bản kẽm, biển hiệu đặt làm theo kích thước mặt tiền, tất cả đều không tái sử dụng được nếu tên phải đổi.
Nhiều người tra tên khi mới nghĩ ra, rồi để vài tháng mới in. Trong vài tháng đó, người khác có thể đã nộp đơn nhãn hiệu, mở trang bán hàng, mua tên miền. Vì vậy mốc in ấn không chỉ là lúc kiểm xem mình đã tra đủ chưa, mà còn là lúc tra lại những gì đã cũ.
Một lý do nữa: bao bì và biển hiệu là nơi tên xuất hiện cùng logo, màu sắc, khẩu hiệu. Khi tra chữ, người ta thường quên rằng tổng thể bao bì cũng có thể giống của người khác. Danh sách kiểm trước khi in vì thế có cả ô cho phần hình.
Mười ô cần đánh dấu trước khi in
Bảng dưới là danh sách kiểm. Cột cuối gợi ý điều kiện để đánh dấu ô đó là xong. Mỗi ô tương ứng với một bài chi tiết trong danh mục này hoặc các danh mục khác của trang.
| Ô | Việc cần làm | Đánh dấu khi |
|---|---|---|
| 1. Nhãn hiệu phần chữ | Tra cơ sở dữ liệu nhãn hiệu của Cục với tên và biến thể, trong nhóm sản phẩm chính và nhóm liên quan | Không có đối chứng nặng, hoặc đã có ý kiến người làm nghề cho các đối chứng vùng xám |
| 2. Nhãn hiệu phần hình | Tra phần hình của logo theo mã phân loại hình | Không có logo cùng ý tưởng, cùng nhóm sản phẩm |
| 3. Biến thể chữ | Tra bản có dấu, không dấu, viết liền, tiếng Anh, tên viết tắt sẽ in trên bao bì | Mọi biến thể in trên bao bì đều đã tra |
| 4. Tên doanh nghiệp | Tra phần tên riêng trên cổng đăng ký doanh nghiệp | Không có doanh nghiệp trùng, gây nhầm lẫn cùng ngành |
| 5. Địa danh, tên giống, tên gọi chung | Tra chỉ dẫn địa lý, nhãn tập thể, danh mục giống nếu tên có các yếu tố này | Không dùng sai chỉ dẫn địa lý, không lấy tên giống làm nhãn riêng |
| 6. Tên miền | Kiểm đuôi định dùng, đọc tín hiệu từ các đuôi đã có chủ | Đã có tên miền hoặc phương án tên miền |
| 7. Mạng xã hội | Kiểm tên trang, tên tài khoản trên các nền tảng chính | Không có trang cùng ngành hoạt động mạnh trùng tên |
| 8. Kho ứng dụng | Kiểm nếu có kế hoạch làm ứng dụng | Không có ứng dụng cùng thể loại trùng tên, hoặc không áp dụng |
| 9. Dấu vết sử dụng | Tra công cụ tìm kiếm, sàn, bản đồ, hỏi trong ngành | Không có người dùng trước đáng kể cùng ngành |
| 10. Lưu bằng chứng | Lưu bảng tra chéo, ảnh chụp có ngày giờ | Bảng đầy đủ, có ngày tra gần với ngày in |
Ô 1, 2 và 9 là ba ô nặng nhất. Nếu thời gian gấp, đừng bỏ ba ô này; các ô còn lại có thể làm song song với khâu thiết kế.
Những chỗ trên bao bì hay bị quên tra
Tên dòng sản phẩm, tên hương vị. Bao bì không chỉ in tên thương hiệu mà còn in tên dòng sản phẩm, tên hương vị, tên phiên bản đặc biệt. Nếu những tên này được in nổi bật như một nhãn, chúng cũng có thể trùng nhãn hiệu của người khác. Tên mô tả như "vị dâu" không sao; tên tự đặt nổi bật thì nên tra.
Khẩu hiệu. Khẩu hiệu ngắn, in to có thể đã được người khác đăng ký làm nhãn hiệu. Khẩu hiệu dài, mô tả thường ít rủi ro hơn. Nếu khẩu hiệu là phần bạn định dùng lâu dài, tra nó như một tên.
Tên tiếng Anh in kèm. Nhiều bao bì in tên tiếng Việt và tên tiếng Anh, hoặc chỉ dịch nghĩa tên. Bản dịch có thể trùng nhãn hiệu tiếng Anh đã đăng ký cho cùng loại hàng.
Hình minh hoạ đặc trưng. Hình con vật, nhân vật, biểu tượng in lớn trên bao bì có thể bị coi như một phần của nhãn. Nếu hình đó là thứ khách nhận ra sản phẩm, tra như tra logo.
Tên trên tem phụ, tem truy xuất. Tem phụ, tem truy xuất thường in tên doanh nghiệp, tên sản phẩm. Kiểm cho thống nhất với tên đã tra để không có hai phiên bản tên khác nhau cùng lưu hành.
Thời điểm tra lại
Kết quả tra có hạn dùng. Nếu tra đã lâu, bạn nên tra lại các ô quan trọng vào những thời điểm sau:
- Ngay trước khi gửi file in lần đầu, nếu lần tra gần nhất đã cách vài tuần trở lên: tra lại nhãn hiệu phần chữ, dấu vết sử dụng, tên miền.
- Trước khi đặt in số lượng lớn hơn hẳn lần đầu, ví dụ khi chuyển từ in thử sang in đại trà.
- Trước khi mở rộng sang sản phẩm mới mang cùng tên, vì sản phẩm mới có thể rơi vào nhóm chưa tra.
- Trước khi mở cửa hàng thứ hai, nhất là ở tỉnh khác, vì người dùng trước tại địa phương đó có thể chưa hiện ở lần tra đầu.
- Trước khi nộp đơn nhãn hiệu, để đơn phản ánh tình hình mới nhất.
- Khi có tín hiệu lạ: khách nhắn nhầm, một trang mới cùng tên xuất hiện, nhận thư từ ai đó nhắc tới tên của bạn.
Tra lại không cần làm lại từ đầu. Mở bảng tra chéo cũ, chạy lại các từ khoá đã ghi, so với kết quả cũ, chỉ ghi phần thay đổi.
Biển hiệu: tên trên biển và tên trên giấy tờ
Biển hiệu có thêm một lớp phải kiểm mà bao bì không có: nội dung biển hiệu chịu quy định về quảng cáo, và thường phải thể hiện tên cơ sở kinh doanh theo giấy đăng ký, kèm địa chỉ. Quy định về biển hiệu đã được sửa đổi trong những năm gần đây; bạn đối chiếu văn bản hiện hành và hỏi cơ quan quản lý văn hoá ở địa phương nếu biển có kích thước lớn hoặc đặt ở vị trí đặc biệt.
Với việc tra tên, điểm cần lưu ý là biển hiệu thường mang cả tên đăng ký kinh doanh lẫn tên thương hiệu, và tên thương hiệu thường được làm to, nổi bật hơn. Cả hai tên đều phải đã qua vòng tra. Nhiều hộ kinh doanh đăng ký một tên trên giấy, nhưng biển hiệu lại làm nổi bật một tên khác chưa từng tra, chỉ vì tên đó "nghe hay hơn".
Biển hiệu cũng là thứ khó thay nhất: đặt làm theo kích thước mặt tiền, có khi phải xin phép, tháo lắp tốn công. Nếu bạn chưa chắc tên thương hiệu, có thể làm biển tạm đơn giản trong thời gian đầu, đợi kết quả tra đầy đủ và có khi đợi cả đơn nhãn hiệu được thẩm định hình thức, rồi mới làm biển chính thức.
Khi nhà in, nhà thiết kế hỏi "tên này đã kiểm chưa"
Nhà in và nhà thiết kế có trách nhiệm riêng của họ. Một số nhà in yêu cầu khách cam kết nội dung in không xâm phạm quyền của người khác, nhất là khi in nhãn hàng hoá, vì bên in ấn hộ cũng có thể bị liên đới trong một số trường hợp xâm phạm. Đừng coi câu hỏi này là thủ tục; đó là lời nhắc đúng lúc.
Ngược lại, đừng mặc định nhà thiết kế đã tra tên giúp bạn. Nhà thiết kế làm logo, bao bì, không làm tra cứu nhãn hiệu, trừ khi hợp đồng ghi rõ. Nếu bạn thuê thiết kế trọn gói, nên hỏi rõ phần tra cứu thuộc về ai, tra đến mức nào, và nhận kết quả tra bằng văn bản.
Khi gửi file in, bạn có thể kèm theo một trang tóm tắt bảng tra chéo cho hồ sơ nội bộ. Việc này không có giá trị pháp lý đặc biệt, nhưng giúp mọi người trong nhóm và đối tác biết cái tên đã đi qua những bước nào.
Ví dụ giả định: xưởng nước chấm ở Hưng Yên
Ví dụ giả định: một xưởng nhỏ ở Hưng Yên làm tương đóng chai, đã chốt tên từ nửa năm trước, đã tra nhãn hiệu một lần lúc đó, kết quả sạch. Thiết kế nhãn chai xong, chủ xưởng chuẩn bị đặt in tem nhãn số lượng lớn đầu tiên. Rà danh sách mười ô, chủ xưởng thấy ô 1 đã cũ sáu tháng, ô 3 chưa tra tên viết liền không dấu dù nhãn chai in đúng dạng đó, ô 9 chưa từng làm.
Tra lại, ô 1 vẫn sạch. Ô 3 cho ra một nhãn hiệu viết liền không dấu gần giống, đăng ký cho nước sốt, đơn nộp ba tháng trước, đang chờ xử lý. Ô 9 cho thấy một gian hàng trên sàn đang bán nước chấm dưới tên gần giống đó. Đây đúng là trường hợp kết quả đã thay đổi giữa hai lần tra.
Chủ xưởng tạm dừng đặt in, nhờ người làm nghề đánh giá. Phương án cuối cùng là chỉnh phần tên riêng cho khác hẳn trước khi in. Chi phí sửa thiết kế nhỏ hơn rất nhiều so với một kho tem nhãn không dùng được. Ví dụ này cho thấy giá trị lớn nhất của danh sách kiểm nằm ở việc bắt bạn tra lại đúng thời điểm.
Câu hỏi thường gặp
Đã tra nhãn hiệu lúc chọn tên rồi, đến lúc in có cần tra lại không?
Nên tra lại nếu đã cách vài tuần trở lên. Đơn nhãn hiệu mới, trang bán hàng mới có thể xuất hiện trong thời gian đó. Tra lại thường nhanh vì bạn đã có sẵn từ khoá và kết quả cũ để so.
Có cần tra cả khẩu hiệu, tên dòng sản phẩm không?
Nên tra nếu chúng được in nổi bật và bạn định dùng lâu dài. Khẩu hiệu ngắn, tên dòng sản phẩm tự đặt có thể đã được người khác đăng ký làm nhãn hiệu.
Nhà thiết kế làm logo có phải tra nhãn hiệu không?
Không đương nhiên. Tra cứu nhãn hiệu không phải phần việc mặc định của thiết kế, trừ khi hợp đồng ghi rõ. Bạn nên hỏi trước và thống nhất ai làm phần tra, tra đến mức nào.
In thử số lượng nhỏ trước có giúp giảm rủi ro không?
Giúp giảm thiệt hại nếu phải đổi, nhưng không thay cho việc tra. In thử là cơ hội tốt để chạy lại danh sách kiểm trước khi chuyển sang in đại trà.
Lưu kết quả tra chéo thế nào cho đủ dùng?
Một bảng tính có cột cho từng ô kiểm, ngày tra, từ khoá đã dùng, kết quả, nhận định, kèm thư mục ảnh chụp màn hình có ngày giờ. Lưu cùng hồ sơ thương hiệu, cạnh file thiết kế.
Danh sách mười ô có áp dụng cho biển hiệu quán nhỏ không?
Có, với mức độ phù hợp. Quán nhỏ có thể bỏ ô kho ứng dụng, làm nhanh ô tên miền, nhưng không nên bỏ ô nhãn hiệu và dấu vết sử dụng ở khu vực của mình.