Khi nhận gia công hàng mang nhãn của khách nước ngoài, hoặc nhập về Việt Nam hàng mang nhãn ngoại, bạn nên tra ba điều: ai đang là chủ nhãn đó tại Việt Nam, ai là chủ nhãn ở nước hàng sẽ đến, và người đặt hàng với bạn có đúng là chủ hoặc người được chủ cho phép hay không. Ba câu trả lời này đều tìm được, ít nhất ở mức sơ bộ, trên các cơ sở dữ liệu trong nước và quốc tế.
Việc tra không nhằm nghi ngờ đối tác, mà để bạn không vô tình trở thành mắt xích trong một chuỗi hàng vi phạm. Xưởng gia công và nhà nhập khẩu là những người trực tiếp gắn nhãn lên hàng hoặc đưa hàng vào lưu thông, nên khi có tranh chấp, họ thường là người bị hỏi đầu tiên. Bài chỉ bàn phần tra cứu; đánh giá trách nhiệm pháp lý trong từng vụ việc là việc của người làm nghề.
Vì sao bên làm hộ cũng cần tra
Theo cách hiểu phổ biến về sử dụng nhãn hiệu, việc gắn nhãn lên hàng hoá, bao bì và đưa hàng ra lưu thông đều là hành vi sử dụng. Một xưởng ở Việt Nam in nhãn của người khác lên hàng có thể bị xem là đang sử dụng nhãn đó tại Việt Nam, kể cả khi toàn bộ hàng được xuất đi. Nếu tại Việt Nam nhãn ấy thuộc về một người khác với khách đặt hàng, xưởng có thể bị cuốn vào tranh chấp giữa hai bên.
Với hàng nhập khẩu, câu chuyện tương tự theo chiều ngược lại. Hàng mang nhãn ngoại nhập về có thể gặp khiếu nại của người đang giữ nhãn đó tại Việt Nam, có khi là chính hãng, có khi là một nhà phân phối được uỷ quyền, có khi là một người đã đăng ký trước mà không liên quan gì đến hãng gốc. Biết trước ai đang giữ nhãn giúp bạn lường được rủi ro bị giữ hàng hoặc bị yêu cầu dừng bán.
Cuối cùng, kiểm tra quyền của đối tác là một phần của thẩm định đối tác thông thường. Một khách đặt hàng không chứng minh được mình là chủ nhãn, hoặc không có giấy phép của chủ nhãn, là tín hiệu cần hỏi thêm trước khi ký đơn hàng lớn.
Tra chủ nhãn tại Việt Nam
Đây là bước đầu tiên, làm trên cơ sở dữ liệu của Cục Sở hữu trí tuệ và trên Madrid Monitor.
- Tra tên nhãn mà khách yêu cầu in, cả bản chữ và các biến thể, trên cơ sở dữ liệu nhãn hiệu của Cục, lọc nhóm của sản phẩm gia công.
- Tra trên Madrid Monitor với bộ lọc nước chỉ định là Việt Nam để thấy đăng ký quốc tế của nhãn đó, nếu có.
- Ghi lại chủ sở hữu của từng bản ghi còn hiệu lực hoặc đang chờ, nhóm và danh mục.
- So tên chủ với tên khách đặt hàng. Nếu khác, hỏi khách về quan hệ giữa họ với chủ nhãn: công ty mẹ, công ty con, bên được li-xăng, hay không liên quan.
- Nếu không tìm thấy bản ghi nào tại Việt Nam, ghi rõ ngày tra và các chuỗi đã tìm; không có bản ghi không có nghĩa là không có rủi ro, chỉ là chưa thấy quyền đăng ký tại Việt Nam.
Với nhãn có phần hình, tra thêm theo mã phân loại hình để không bỏ sót trường hợp phần chữ khác nhưng logo gần như giống.
Tra chủ nhãn ở nước hàng sẽ đến
Với hàng gia công xuất khẩu, nước đến là nơi hàng được bán, và cũng là nơi khách của bạn cần có quyền. Tra trên nguồn tổng hợp của WIPO và nguồn của nước đến để xem ai đang giữ nhãn ở đó. Nếu khách đặt hàng đúng là chủ nhãn ở nước đến, phần lớn rủi ro thuộc về họ; nếu nhãn ở nước đến thuộc về một bên khác, lô hàng có thể bị giữ khi nhập khẩu.
Trường hợp phức tạp hay gặp là cùng một nhãn có chủ khác nhau ở các nước khác nhau, do lịch sử chuyển nhượng hoặc do đăng ký độc lập. Khách của bạn có thể là chủ ở nước này nhưng không phải chủ ở nước kia. Nếu đơn hàng có nhiều điểm đến, tra từng điểm.
Với hàng nhập khẩu, nước đến là Việt Nam, nên trọng tâm là bước tra trong nước. Nhưng tra thêm ở nước gốc vẫn có ích: nó cho biết nhãn đó có thật sự thuộc về hãng mà nhà cung cấp nói hay không, hãng có đăng ký ở nhiều nước không, có đang mở rộng sang Việt Nam không.
Một dấu hiệu đáng chú ý khi tra ở nước gốc là tên chủ trên bản ghi khác hẳn tên công ty đang chào hàng cho bạn, trong khi nhà cung cấp lại giới thiệu mình là hãng. Có thể đó chỉ là công ty thương mại của cùng tập đoàn, nhưng cũng có thể là người bán lại không có quan hệ gì với chủ nhãn. Hỏi rõ và xin giấy tờ trước khi đặt cọc là cách làm thận trọng.
Nhập hàng mang nhãn ngoại: tra thêm những gì
Khi nhập về Việt Nam hàng mang nhãn ngoại để bán, ngoài việc tra chủ nhãn tại Việt Nam, bạn nên tra theo tên các doanh nghiệp đang phân phối nhãn đó trong nước. Có trường hợp nhà phân phối được hãng cho đứng tên nhãn tại Việt Nam, có trường hợp nhà phân phối đăng ký riêng một nhãn chữ Việt hoặc một nhãn phụ đi kèm. Những bản ghi này chỉ hiện ra khi bạn tra theo tên chủ, không phải theo tên nhãn gốc.
Tra thêm các dạng nhãn liên quan mà hàng thực tế mang theo: tên dòng sản phẩm, khẩu hiệu, hình linh vật in trên bao bì. Một lô hàng có thể mang ba, bốn dấu hiệu khác nhau, mỗi dấu hiệu có thể có chủ riêng tại Việt Nam. Danh sách dấu hiệu nên lập từ chính mẫu bao bì của lô hàng, không phải từ catalogue.
Với hàng chính hãng mua từ một nước rồi nhập về Việt Nam ngoài kênh phân phối chính thức, câu chuyện nhập khẩu song song có những quy định và tranh luận riêng. Phần tra cứu chỉ giúp bạn biết trước ai là chủ nhãn tại Việt Nam và họ có đang khai thác thị trường này qua ai; đánh giá được hay không được nhập là việc cần người làm nghề.
Đối chiếu kết quả tra với lời của đối tác
Sau khi tra, bạn có một bảng chủ nhãn theo từng nước. Bảng dưới gợi ý cách đọc khi so với những gì đối tác nói.
| Tình huống | Ý nghĩa sơ bộ | Việc nên làm |
|---|---|---|
| Khách là chủ nhãn ở Việt Nam và nước đến | Chuỗi quyền rõ ràng | Lưu bản ghi tra cứu vào hồ sơ đơn hàng |
| Khách là chủ ở nước đến, Việt Nam chưa có bản ghi nào | Rủi ro tại Việt Nam thấp hơn nhưng chưa loại trừ | Ghi ngày tra, cân nhắc tra lại trước mỗi đơn lớn |
| Ở Việt Nam, nhãn thuộc một người khác khách | Có thể có tranh chấp nếu người đó phản đối việc in nhãn | Yêu cầu khách giải thích, xin văn bản chứng minh quyền |
| Khách nói được li-xăng nhưng không có tài liệu | Chưa đủ căn cứ | Xin bản sao hợp đồng hoặc văn bản đồng ý của chủ nhãn |
| Nhãn ở nước đến thuộc một bên khác khách | Lô hàng có thể gặp vấn đề ở cửa khẩu nước nhập | Báo cho khách, đề nghị họ xác nhận trước khi sản xuất |
Bảng này giúp bạn đặt câu hỏi đúng, không phải để tự kết luận ai có quyền. Khi có dấu hiệu chuỗi quyền không khớp, nên dừng lại và hỏi người làm nghề trước khi sản xuất.
Tài liệu nên xin từ đối tác
Bản sao văn bằng hoặc bản ghi nhãn hiệu. Ở những nước liên quan đến đơn hàng. Đối chiếu với kết quả bạn tự tra để chắc các thông tin khớp.
Văn bản thể hiện quan hệ với chủ nhãn. Nếu khách không phải chủ nhãn: hợp đồng li-xăng, thư uỷ quyền, hoặc văn bản của chủ nhãn xác nhận khách được đặt sản xuất.
Mẫu nhãn và bao bì chính thức. Để bạn in đúng mẫu, không tự sửa. Mẫu khác với bản đăng ký có thể đặt ra câu hỏi riêng về việc dùng nhãn.
Danh sách nước được phép bán. Nếu khách chỉ có quyền ở một số nước, hàng gia công cho họ không nên được bán sang nước khác. Xin danh sách nước để đối chiếu với kết quả tra ở từng nước.
Thông tin liên hệ của chủ nhãn khi khách là bên được li-xăng. Trong trường hợp cần xác minh, bạn có đầu mối để hỏi trực tiếp thay vì chỉ dựa vào giấy tờ do khách đưa.
Cam kết về quyền trong hợp đồng gia công. Điều khoản khách bảo đảm có quyền dùng nhãn và chịu trách nhiệm nếu có khiếu nại. Điều khoản này không thay cho việc tra, nhưng giúp phân định khi có chuyện.
Ví dụ giả định: xưởng may ở Bắc Ninh nhận đơn in nhãn
Ví dụ giả định: một xưởng may ở Bắc Ninh nhận đơn may áo khoác cho một công ty ở Úc, in nhãn "Coastline Wear" lên cổ áo và thẻ treo. Xưởng tra trên cơ sở dữ liệu của Cục và thấy một bản ghi "Coastline" cho quần áo, chủ là một công ty Việt Nam ở Đà Nẵng, còn hiệu lực. Tra ở Úc, xưởng thấy "Coastline Wear" thuộc đúng công ty khách đặt hàng.
Xưởng báo cho khách về bản ghi tại Việt Nam và hỏi khách có biết không. Khách cho biết chưa từng kiểm tra ở Việt Nam. Hai bên thống nhất khách sẽ nhờ người làm nghề đánh giá trước khi xưởng bắt đầu cắt vải, và bổ sung điều khoản về quyền nhãn hiệu vào hợp đồng gia công.
Kết quả cuối cùng có thể là không có vấn đề gì, hoặc phải điều chỉnh mẫu nhãn. Điều quan trọng là xưởng biết sớm, trước khi đã in hàng nghìn thẻ treo và cắt hàng nghìn tấm vải.
Câu hỏi thường gặp
Xưởng gia công có bắt buộc phải tra nhãn hiệu của khách không?
Không có quy định chung buộc xưởng phải tra trong mọi trường hợp, nhưng tra là cách thận trọng để tránh bị cuốn vào tranh chấp. Chi phí tra cứu sơ bộ thấp hơn nhiều so với chi phí xử lý khi hàng đã sản xuất xong.
Hàng gia công xuất hết ra nước ngoài thì nhãn ở Việt Nam có liên quan không?
Có thể có. Việc gắn nhãn lên hàng tại Việt Nam có thể bị coi là sử dụng nhãn tại Việt Nam. Nếu tại Việt Nam nhãn thuộc người khác, cần đánh giá kỹ. Tình huống cụ thể nên hỏi người làm nghề sở hữu công nghiệp.
Nhập hàng chính hãng mua từ nước ngoài có cần tra không?
Nên tra để biết ai đang giữ nhãn tại Việt Nam. Hàng chính hãng nhập song song có quy định riêng và nhiều tình huống phức tạp; tra cứu giúp bạn biết trước sẽ làm việc với ai nếu có khiếu nại.
Khách không chịu cung cấp tài liệu chứng minh quyền thì sao?
Đó là tín hiệu nên cân nhắc lại đơn hàng hoặc thu hẹp rủi ro bằng điều khoản hợp đồng. Một khách thật sự là chủ nhãn thường không gặp khó khăn khi cung cấp bản sao văn bằng hoặc bản ghi của mình.
Tra thấy chủ nhãn tại Việt Nam chính là công ty con của khách thì có ổn không?
Đó thường là tình huống chuỗi quyền rõ ràng, nhưng vẫn nên xin văn bản xác nhận quan hệ giữa hai công ty và việc khách được đặt sản xuất. Lưu cùng kết quả tra vào hồ sơ đơn hàng.
Có nên tra lại khi khách đặt đơn hàng lặp lại không?
Nên tra lại định kỳ hoặc trước những đơn có giá trị lớn. Chủ nhãn có thể thay đổi do chuyển nhượng, nhãn có thể hết hiệu lực, hoặc có người khác mới đăng ký tại Việt Nam.