Lưu kết quả tra cứu nhãn hiệu nên gồm năm thứ: mẫu nhãn và danh mục đã tra, ngày tra và nguồn dữ liệu, từ khoá cùng chế độ tìm đã dùng, danh sách đối chứng kèm số đơn, và kết luận cùng lý do; nên giữ ít nhất tới khi nhãn đã được cấp văn bằng và tốt nhất là suốt thời gian bạn còn dùng nhãn. Phần lớn người tự tra chỉ chụp một hai màn hình rồi để lẫn trong điện thoại. Vài tháng sau, khi cần tra lại hoặc khi nhận ý kiến thẩm định, họ không nhớ đã tra những gì.
Bài này chỉ ra cần lưu gì, sắp xếp ra sao để tìm lại nhanh, và kết quả tra cũ dùng được vào những việc cụ thể nào: tra lại sát ngày nộp, đối chiếu với ý kiến thẩm định, mở rộng sản phẩm, bàn giao giữa người cũ và người mới, và cho thấy bạn đã cẩn trọng khi chọn tên.
Vì sao kết quả tra cứu cần được lưu
Một lần tra cứu tốn thời gian thật: nghĩ biến thể, gõ từng từ khoá, đọc từng bản ghi, cân nhắc từng đối chứng. Nếu không lưu, toàn bộ công sức đó chỉ phục vụ một quyết định duy nhất rồi biến mất. Lần tra sau, dù cho cùng một tên, bạn lại bắt đầu từ đầu và có thể bỏ sót những gì lần trước đã tìm ra.
Kết quả tra cũng là dấu vết của quá trình bạn chọn tên. Khi có người hỏi vì sao chọn tên này, đã kiểm những gì, đối chứng nào đã được cân nhắc, bạn có câu trả lời bằng tài liệu thay vì bằng trí nhớ. Câu hỏi đó có thể đến từ đối tác, nhà đầu tư, người mua lại doanh nghiệp, hay từ chính bạn khi một tình huống tranh chấp phát sinh.
Cần nói rõ: lưu kết quả tra không tạo ra quyền gì với cái tên và không bảo vệ bạn khỏi việc bị yêu cầu ngừng dùng nếu có người có quyền tốt hơn. Nó chỉ cho thấy bạn đã làm phần việc cẩn trọng của mình, và điều đó có thể có ý nghĩa nhất định khi các bên xem xét thiện chí, tuỳ hoàn cảnh cụ thể.
Những gì cần lưu cho mỗi lần tra
Bảng dưới liệt kê các mục nên có trong hồ sơ của một lần tra. Với tự tra, bạn tự ghi; với báo cáo do người làm nghề lập, phần lớn các mục đã có sẵn, chỉ cần kiểm đủ.
| Mục | Nội dung | Vì sao cần |
|---|---|---|
| Mẫu nhãn đã tra | Phần chữ đúng cách viết, logo nếu có, ở phiên bản tại thời điểm tra | Nhãn đổi thì kết quả cũ chỉ còn giá trị một phần |
| Danh mục sản phẩm, dịch vụ | Các sản phẩm, nhóm đã xét | Mở rộng sản phẩm thì biết nhóm nào chưa tra |
| Ngày tra và nguồn dữ liệu | Ngày, giờ nếu cần; tên cơ sở dữ liệu đã dùng | Biết các đơn nộp sau ngày này chưa được xét |
| Từ khoá và chế độ tìm | Danh sách biến thể, chế độ chính xác, chứa từ, ký tự đại diện, mã hình | Người sau tra lại theo đúng cách, hoặc bổ sung chỗ thiếu |
| Danh sách đối chứng | Số đơn, số văn bằng, chủ, nhóm, tình trạng của từng dòng đáng chú ý | Mở lại đúng bản ghi; so với lần tra sau |
| Kết luận và lý do | Mức đánh giá, đối chứng nặng nhất, quyết định đã đưa ra | Nhớ vì sao đã chọn hoặc bỏ tên |
| Ảnh chụp hoặc bản xuất | Màn hình kết quả, bản xuất danh sách nếu công cụ cho phép | Bằng chứng dữ liệu tại thời điểm đó |
Mục từ khoá và chế độ tìm là mục hay bị bỏ nhất, nhưng lại là mục giúp lần tra sau nhanh nhất. Chỉ cần một dòng ghi chú cho mỗi lần tìm là đủ.
Sắp xếp để tìm lại nhanh
Lưu mà không tìm lại được thì cũng như không lưu. Vài thói quen đơn giản giúp hồ sơ tra cứu dùng được nhiều năm.
- Mỗi cái tên một thư mục riêng, đặt tên thư mục theo tên nhãn và năm bắt đầu tra.
- Trong mỗi thư mục, mỗi lần tra một tệp hoặc một tờ, đặt tên theo ngày tra để sắp xếp theo thời gian.
- Đặt ở đầu mỗi tệp một đoạn tóm tắt ba dòng: ngày, phạm vi, kết luận. Người mở ra không phải đọc hết mới biết lần tra đó nói gì.
- Lưu cả những tên đã bỏ, kèm lý do bỏ. Chúng hữu ích khi bạn nghĩ lại một ý tưởng tên cũ, hoặc khi người mới đề xuất đúng cái tên đã từng bị loại.
- Lưu một bản ở nơi mà người khác trong doanh nghiệp có thể truy cập, không chỉ trong máy hoặc điện thoại cá nhân của người tra.
- Khi đã nộp đơn, ghi số đơn của chính bạn vào thư mục để nối kết quả tra với hồ sơ đơn.
Không cần phần mềm chuyên dụng. Một thư mục chia sẻ với các tệp được đặt tên nhất quán đủ cho phần lớn doanh nghiệp nhỏ.
Kết quả tra cũ dùng vào những việc gì
Tra lại sát ngày nộp. Bạn chỉ cần chạy lại các từ khoá đã lưu, so với danh sách cũ để tìm dòng mới hoặc dòng đổi tình trạng. Việc này nhanh hơn rất nhiều so với tra lại từ đầu.
Đối chiếu khi nhận ý kiến thẩm định. Nếu cơ quan thẩm định nêu một đối chứng, bạn biết ngay đối chứng đó đã có trong danh sách của mình chưa, đã được đánh giá thế nào. Nếu chưa có, bạn biết lần tra trước có lỗ hổng ở đâu.
Mở rộng sản phẩm hoặc thị trường. Hồ sơ cho biết những nhóm nào đã tra, những nhóm nào chưa. Bạn chỉ cần tra bổ sung phần chưa có, và xét lại các dòng tầng giữa có thể trở nên gần vì sản phẩm mới.
Bàn giao khi đổi người phụ trách. Người mới không phải hỏi lại người cũ đã tra gì. Họ đọc tóm tắt, biết những đối chứng đáng theo dõi và tiếp tục từ đó.
Làm việc với người làm nghề. Gửi hồ sơ tra cứu sẵn có giúp người tư vấn tập trung vào đánh giá và vào những lớp bạn chưa tra, thay vì làm lại phần bạn đã làm.
Giữ bao lâu
Không có quy định bắt buộc nào về thời hạn lưu kết quả tra cứu của doanh nghiệp. Thời hạn hợp lý phụ thuộc vào việc bạn dùng kết quả để làm gì. Ở mức tối thiểu, nên giữ tới khi nhãn đã được cấp văn bằng, vì trong suốt quá trình thẩm định bạn có thể cần đối chiếu.
Tốt hơn là giữ suốt thời gian bạn còn dùng nhãn. Tranh chấp về nhãn hiệu có thể phát sinh nhiều năm sau khi chọn tên, và khi đó những gì bạn đã kiểm lúc đầu có thể giúp người tư vấn hiểu bối cảnh. Dung lượng lưu một hồ sơ tra cứu rất nhỏ, nên chi phí giữ lâu gần như không đáng kể.
Với những tên đã bỏ, có thể giữ ngắn hơn, nhưng vẫn nên giữ ít nhất vài năm. Người ta hay quay lại những ý tưởng cũ, và một ghi chú "đã bỏ vì vướng văn bằng còn hiệu lực của người khác" tiết kiệm cả một buổi tra lại.
Khi doanh nghiệp đổi chủ hoặc được mua lại, hồ sơ tra cứu nên được bàn giao cùng các giấy tờ về nhãn hiệu. Người mua thường muốn biết cái tên đã được kiểm kỹ đến đâu.
Những lỗi hay gặp khi lưu kết quả tra
Nhiều doanh nghiệp có lưu, nhưng lưu theo cách khiến hồ sơ không dùng lại được. Các lỗi dưới đây gặp rất thường xuyên.
- Chỉ lưu kết luận, không lưu cách tra. Một dòng "đã tra, không trùng" không cho người sau biết đã tra những gì, nên không ai dám dựa vào nó.
- Ghi tên nhãn đối chứng mà không ghi số đơn. Tên có thể bị chép sai hoặc trùng với nhiều bản ghi khác; số đơn mới giúp mở lại đúng bản ghi.
- Ghi đè lên tệp cũ mỗi lần tra lại. Mất luôn khả năng so sánh giữa các lần tra để thấy dòng nào mới xuất hiện.
- Không ghi phiên bản của nhãn. Sau vài lần chỉnh logo, không ai còn biết lần tra nào ứng với phiên bản nào.
- Để hồ sơ trong tài khoản cá nhân. Người tra nghỉ việc, hồ sơ đi theo họ.
- Lưu lẫn với tài liệu thiết kế, marketing. Khi cần tìm trong lúc gấp, không ai nhớ nó nằm ở thư mục nào.
Sửa những lỗi này không tốn thêm bao nhiêu thời gian cho mỗi lần tra, nhưng làm cho hồ sơ có giá trị trong nhiều năm thay vì vài tuần.
Ví dụ giả định: một hồ sơ tra cứu cứu một buổi làm việc
Ví dụ giả định: một doanh nghiệp nhỏ ở Nghệ An làm nước mắm đóng chai tự tra và nộp đơn cho tên thương hiệu. Hồ sơ tra cứu được lưu đủ: mẫu nhãn, danh mục, ngày tra, mười hai từ khoá, danh sách tám đối chứng có số đơn, kết luận và lý do.
Hơn một năm sau, doanh nghiệp nhận ý kiến thẩm định nêu một đối chứng. Mở hồ sơ, người phụ trách thấy đối chứng này đã có trong danh sách, đã được đánh giá là chỉ chung phần mô tả, kèm lý do. Họ có ngay chất liệu để trao đổi với người làm nghề về hướng trả lời. Cùng lúc, doanh nghiệp định ra thêm dòng nước chấm; hồ sơ cho biết nhóm này đã được tra một phần, chỉ cần bổ sung.
Nếu không có hồ sơ, cả hai việc đều phải bắt đầu từ đầu, trong khi người tra ban đầu đã nghỉ việc. Một thư mục vài tệp đã tiết kiệm cho doanh nghiệp nhiều ngày làm việc.
Doanh nghiệp này không làm gì phức tạp. Họ chỉ có thói quen ghi lại đủ năm thứ sau mỗi lần tra và để hồ sơ ở thư mục chung. Chính sự đều đặn đó, chứ không phải công cụ, là thứ làm cho hồ sơ có giá trị khi cần đến.
Câu hỏi thường gặp
Chụp màn hình kết quả tra có đủ để lưu không?
Chụp màn hình là một phần, nhưng chưa đủ. Nên ghi thêm ngày tra, từ khoá, chế độ tìm, danh sách số đơn của các đối chứng đáng chú ý và kết luận. Ảnh chụp thường không thể hiện được cách bạn đã tìm.
Lưu kết quả tra có giúp mình thắng nếu bị tranh chấp không?
Không có gì bảo đảm điều đó. Kết quả tra không tạo ra quyền với cái tên. Nó chỉ cho thấy bạn đã cẩn trọng khi chọn tên, và có thể là một phần bối cảnh để người tư vấn xem xét.
Báo cáo của người làm nghề có cần lưu thêm gì không?
Lưu nguyên báo cáo, kèm các trao đổi, câu hỏi và câu trả lời sau đó. Ghi thêm quyết định bạn đã đưa ra dựa trên báo cáo và lý do, vì báo cáo không ghi phần này.
Tên đã bỏ có cần lưu không?
Nên lưu, kèm lý do bỏ. Rất hay gặp chuyện một người mới đề xuất lại đúng cái tên đã bị loại, và một ghi chú ngắn tiết kiệm cả buổi tra lại.
Có nên lưu kết quả tra trên dịch vụ lưu trữ trực tuyến không?
Được, miễn là doanh nghiệp kiểm soát được quyền truy cập và không phụ thuộc vào tài khoản cá nhân của một người. Khi người đó nghỉ việc, hồ sơ vẫn phải còn trong tay doanh nghiệp.
Mỗi lần tra lại có cần lưu thành tệp mới không?
Nên lưu thành tệp mới đặt tên theo ngày, giữ nguyên tệp cũ. So sánh giữa các lần tra cho thấy dữ liệu đã thay đổi thế nào và giúp phát hiện các đơn mới xuất hiện gần với nhãn của bạn.