Khi tra một từ phổ biến và nhận về hàng trăm dòng, cách đọc hiệu quả là chia kết quả thành ba tầng: tầng trên cùng gồm các nhãn còn sống, gần cả về dấu hiệu lẫn sản phẩm, cần đọc từng bản ghi; tầng giữa gồm các nhãn chỉ gần ở một yếu tố, đọc lướt có ghi chú; tầng dưới gồm các nhãn đã chết hoặc ở xa, chỉ cần ghi lý do loại theo nhóm. Đọc đều tay từ dòng đầu tới dòng cuối vừa tốn thời gian vừa dễ khiến bạn mệt và lướt qua đúng dòng quan trọng.
Bài này đưa ra một quy trình sắp xếp áp dụng được cho cả kết quả tự tra lẫn danh sách đính kèm trong báo cáo tra cứu, kèm cách ghi chép để lần tra sau không phải làm lại từ đầu.
Vì sao danh sách dài dễ gây sót hơn danh sách ngắn
Một danh sách năm dòng, người tra đọc kỹ cả năm. Một danh sách ba trăm dòng, người tra thường đọc kỹ ba mươi dòng đầu rồi cuộn nhanh phần còn lại. Nếu công cụ sắp xếp theo số đơn hoặc theo mức khớp chữ, dòng nguy hiểm nhất không nhất thiết nằm ở đầu. Một văn bằng còn hiệu lực đọc gần giống tên bạn có thể nằm ở dòng hai trăm vì nó khớp ít ký tự hơn những nhãn chứa nguyên từ khoá.
Danh sách dài cũng thường là dấu hiệu tên của bạn chứa một từ được dùng nhiều trong ngành. Điều này có hai mặt. Một mặt, từ phổ biến khiến mỗi đối chứng riêng lẻ yếu đi, vì người mua đã quen thấy từ đó ở nhiều thương hiệu. Mặt khác, nó cho thấy phần phân biệt của tên bạn phải nằm ở chỗ khác, và đó là chỗ cần tra kỹ.
Vì thế, trước khi đọc, hãy dừng lại một chút để tự hỏi: từ nào trong tên đang kéo về nhiều kết quả nhất, và nếu bỏ từ đó đi thì phần còn lại của tên có đủ đứng riêng không. Câu trả lời giúp bạn biết tầng trên cùng nên được xác định theo tiêu chí nào.
Ba tầng ưu tiên và tiêu chí xếp
Tiêu chí dưới đây dựa trên ba câu hỏi cơ bản về một đối chứng: còn sống không, sản phẩm gần không, dấu hiệu gần không. Bạn có thể điều chỉnh theo ngành của mình.
| Tầng | Tiêu chí vào tầng | Cách đọc | Ghi chép |
|---|---|---|---|
| Trên cùng | Còn hiệu lực hoặc đang chờ, sản phẩm trùng hoặc liên quan, phần chính gần với nhãn của bạn | Mở từng bản ghi, đọc danh mục, mẫu nhãn, chủ, ngày nộp | Ghi riêng từng dòng, có nhận xét |
| Giữa | Còn sống nhưng chỉ gần ở một yếu tố: hoặc sản phẩm xa, hoặc chỉ chung phần mô tả | Đọc lướt mẫu nhãn và danh mục, mở bản ghi khi nghi ngờ | Ghi theo nhóm, kèm vài số đơn tiêu biểu |
| Dưới | Đã bị từ chối lâu, hết hiệu lực lâu, hoặc sản phẩm và dấu hiệu đều xa | Không cần mở từng bản ghi | Ghi lý do loại cả nhóm và số lượng |
Một dòng có thể đổi tầng khi bạn biết thêm thông tin. Ví dụ một đơn đã bị từ chối nhưng còn mới, hoặc một văn bằng hết hạn mới vài tháng, nên được kéo lên tầng giữa hoặc tầng trên.
Quy trình sắp xếp một danh sách dài
Quy trình dưới đây giả định bạn có thể xuất kết quả ra bảng tính hoặc ít nhất chép được các trường chính. Nếu công cụ không cho xuất, có thể làm tương tự trên giấy với các cột rút gọn.
- Chép danh sách với các cột: mẫu nhãn (phần chữ), số đơn, chủ, nhóm, tình trạng, ngày nộp.
- Lọc riêng các dòng đã chết rõ ràng (bị từ chối lâu, hết hiệu lực lâu), đếm số lượng, ghi lý do và để sang tầng dưới.
- Trong phần còn lại, đánh dấu các dòng có nhóm trùng hoặc liên quan với sản phẩm của bạn.
- Trong các dòng đã đánh dấu, tách những dòng có phần chính gần với nhãn của bạn, không tính phần mô tả chung. Đây là tầng trên cùng.
- Phần còn sống nhưng không lọt tầng trên đưa vào tầng giữa, nhóm theo lý do: sản phẩm xa, chỉ chung từ mô tả, chỉ gần ở hình.
- Đọc kỹ từng dòng tầng trên, đọc lướt tầng giữa theo nhóm, kéo lên những dòng đáng ngờ.
- Ghi ngày tra, từ khoá đã dùng và số lượng mỗi tầng ở đầu bảng.
Quy trình này thường rút danh sách ba trăm dòng xuống còn khoảng một hai chục dòng cần đọc kỹ. Con số cụ thể phụ thuộc vào ngành và độ phổ biến của từ, nhưng tỷ lệ thường như vậy.
Những dòng dễ bị xếp nhầm xuống dưới
Nhãn ở nhóm khác nhưng sản phẩm liên quan. Quán cà phê và hạt cà phê, phần mềm và dịch vụ công nghệ thông tin, quần áo và dịch vụ bán lẻ quần áo. Lọc theo nhóm cứng nhắc sẽ đẩy các nhãn này xuống tầng dưới dù chúng có thể là đối chứng thật.
Nhãn có phần chữ viết khác nhưng đọc gần giống. Danh sách tự động sắp xếp theo mức khớp ký tự nên các nhãn đọc gần giống nhưng viết khác thường nằm thấp. Hãy đọc to các nhãn ở tầng giữa nếu tên của bạn ngắn.
Đơn bị từ chối hoặc văn bằng hết hạn còn mới. Chúng trông như đã chết nhưng có thể còn trong thời hạn khiếu nại, thời hạn gia hạn muộn hoặc khoảng chờ theo quy định.
Nhãn hình không có chữ. Nếu bạn tra theo chữ, nhãn hình không xuất hiện; nếu bạn tra theo mã hình, chúng có thể bị xếp thấp vì không khớp chữ. Với nhãn có logo, nên có một vòng riêng cho phần hình.
Nhãn của cùng một chủ bị tách rời. Khi danh sách xếp theo số đơn hoặc theo nhóm, nhiều nhãn của cùng một chủ, cùng chia sẻ một phần chữ, nằm rải rác ở các tầng khác nhau. Từng dòng trông nhẹ, nhưng gộp lại có thể là một họ nhãn đang phủ đúng ngành của bạn. Sắp xếp phụ theo tên chủ sẽ làm lộ ra những nhóm như vậy.
Ghi chép để lần sau không phải làm lại
Một danh sách đã sắp xếp có giá trị lâu hơn bạn nghĩ. Khi tra lại sát ngày nộp, bạn chỉ cần so danh sách mới với danh sách cũ để tìm những dòng mới xuất hiện hoặc đổi tình trạng, thay vì đọc lại ba trăm dòng. Khi mở rộng sang sản phẩm mới, bạn chỉ cần xét lại tầng giữa xem có dòng nào vì sản phẩm mới mà trở nên gần.
Để làm được điều đó, bảng ghi chép cần có ngày tra, nguồn dữ liệu, từ khoá và chế độ tìm đã dùng, số đơn của từng dòng ở tầng trên và tầng giữa, và lý do loại của tầng dưới. Số đơn quan trọng hơn tên nhãn, vì tên có thể bị chép sai còn số đơn cho phép mở lại đúng bản ghi.
Nếu bạn gửi danh sách này cho người làm nghề, họ sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và có thể tập trung vào đánh giá thay vì tra lại từ đầu. Hãy nói rõ bạn đã xếp tầng theo tiêu chí nào để họ biết chỗ nào cần kiểm lại.
Danh sách dài là tín hiệu về chính cái tên
Ngoài việc là một bài toán sắp xếp, danh sách dài còn nói điều gì đó về cái tên bạn chọn. Nếu phần lớn kết quả kéo về vì một từ, từ đó gần như chắc chắn là từ thông dụng của ngành. Trong đánh giá nhãn hiệu, những từ như vậy thường được coi là yếu: chúng khó tạo ra sự phân biệt, và người mua không dựa vào chúng để nhận ra bạn là ai.
Điều này có hai hệ quả khi bạn đọc kết quả. Thứ nhất, khi so với đối chứng, phần thông dụng thường được giảm trọng lượng, nên hai nhãn chỉ chung phần đó có thể không bị coi là tương tự. Thứ hai, chính nhãn của bạn cũng chỉ được bảo vệ mạnh ở phần còn lại. Nếu phần còn lại ngắn hoặc cũng mô tả, toàn bộ cái tên có thể không đủ khả năng phân biệt để được bảo hộ, kể cả khi không vướng đối chứng nào.
Vì thế, sau khi sắp xếp xong, hãy nhìn lại tên của mình với câu hỏi: nếu bỏ đi phần đang kéo về hàng trăm kết quả, phần còn lại có đủ để khách nhớ tới mình không. Nếu câu trả lời là không, có lẽ việc cần làm không nằm ở danh sách đối chứng mà nằm ở việc làm cho cái tên mạnh hơn trước khi tra tiếp.
Ví dụ giả định: một cái tên có chữ "trà"
Ví dụ giả định: một hợp tác xã chè ở Thái Nguyên định đặt tên cho dòng trà túi lọc bằng một từ ghép có chữ "trà" và một từ gợi vùng đồi. Tra phần chữ ra hơn hai trăm dòng, phần lớn vì chữ "trà".
Lọc các dòng đã chết rõ ràng, còn khoảng một trăm năm mươi. Trong số đó, khoảng sáu mươi dòng ở nhóm đồ uống, trà và dịch vụ quán đồ uống. Tách theo phần chính, tức từ gợi vùng đồi chứ không phải chữ "trà", chỉ còn bảy dòng có phần chính gần, trong đó hai văn bằng còn hiệu lực cho trà và một đơn đang chờ cho quán trà. Bảy dòng này là tầng trên.
Đọc kỹ bảy dòng, hợp tác xã thấy một văn bằng có phần chính đọc gần giống cho đúng sản phẩm trà. Họ đổi từ gợi vùng đồi sang một từ khác, tra lại và lặp quy trình. Lần thứ hai, tầng trên chỉ còn hai dòng, cả hai đều ở xa về phần chính khi đọc kỹ. Toàn bộ việc sắp xếp mất một buổi chiều thay vì nhiều ngày đọc lan man.
Họ cũng giữ lại bảng sắp xếp của cả hai lần. Khi tra lại sát ngày nộp, chỉ cần so danh sách mới với bảng cũ để tìm dòng mới xuất hiện, và việc đó xong trong chưa tới một giờ.
Câu hỏi thường gặp
Có công cụ nào tự sắp xếp kết quả theo mức nguy hiểm không?
Một số công cụ có sắp xếp theo mức khớp, nhưng mức khớp ký tự không phải mức nguy hiểm pháp lý. Chúng không biết sản phẩm nào liên quan hay phần nào của nhãn là phần chính. Bạn vẫn cần tự xếp hoặc nhờ người làm nghề.
Tầng dưới có cần đọc gì không?
Không cần mở từng bản ghi, nhưng nên lướt qua để kéo lên những dòng có dấu hiệu bất thường, như đơn bị từ chối còn mới hoặc văn bằng vừa hết hạn. Ghi lại lý do loại cả nhóm và số lượng.
Tên có nhiều kết quả có phải là tên xấu không?
Không nhất thiết. Nó cho biết tên chứa một từ phổ biến. Nếu phần còn lại của tên đủ phân biệt và không vướng đối chứng gần, tên vẫn có thể dùng được. Nhưng phần phổ biến sẽ yếu, nên đừng xây nhận diện chủ yếu quanh nó.
Có nên thu hẹp từ khoá để ra ít kết quả hơn không?
Thu hẹp giúp đọc nhanh, nhưng dễ bỏ sót. Nên tra rộng trước, sắp xếp theo tầng, rồi mới tra hẹp cho từng biến thể. Đi ngược lại thì danh sách ngắn mà không đáng tin.
Bao nhiêu dòng tầng trên thì nên đổi tên?
Không có con số. Một dòng tầng trên rất gần, còn hiệu lực, cùng sản phẩm có thể đủ để đổi tên. Mười dòng tầng trên mà dòng nào cũng chỉ gần vừa phải có thể vẫn để lại khả năng. Hãy đọc chất lượng của từng dòng, không đếm số lượng.
Có cần lưu cả danh sách ba trăm dòng không?
Nên lưu bản xuất đầy đủ cùng bảng đã sắp xếp. Bản đầy đủ giúp so sánh khi tra lại, bảng sắp xếp giúp đọc nhanh. Ghi rõ ngày tra và từ khoá đã dùng ở đầu mỗi bản.